El Pre-ingreso existe para optimizar y descentralizar la recolección de datos personales y administrativos de los futuros colaboradores antes de su primer día de trabajo. El pre ingreso permite obtener datos personales y previsionales del colaborador para completar su ficha. Puedes complementar con datos personalizados. Todo esto mejora y acelera el proceso de recolección de información. Resuelve la necesidad de agilizar la creación de la ficha del empleado, reduciendo la carga operativa del equipo de Recursos Humanos mediante un flujo de autogestión.
Funcionamiento general
El Pre-ingreso opera a través de un flujo para la recolección de datos. En términos generales:
- Inicia enviando un formulario al correo personal del nuevo colaborador para que ingrese su información.
- Una vez que el candidato responde, el sistema notifica al responsable configurado para que valide los datos proporcionados y asigne una plantilla de alta. Esto ocurre solo si se tiene Plataforma Pro, de lo contrario se gatilla el Alta simple de forma directa.
- Al concretarse la validación (o de forma automática en el Alta simple), se gatilla la creación de la ficha del colaborador en la plataforma.
Alcance y límites
Corresponde utilizar el Pre-ingreso exclusivamente en la etapa administrativa previa a la incorporación oficial del empleado. Cubre la recolección inicial de datos personales y previsionales del candidato para la creación de su ficha. Su alcance está limitado a las etapas configuradas por defecto en su plantilla, la cual en su versión estándar no permite la adición de fases extra al flujo general.
Sin embargo, como limitante operativa a considerar, si se cuenta con Plataforma Pro, el alcance se amplía significativamente, ya que se pueden añadir etapas de aprobación personalizadas en el flujo, permitiendo que un responsable revise la información del candidato y le asigne una plantilla de alta. De lo contrario, en caso de contar con el plan esencial, el proceso responderá a una lógica más simple y directa donde, una vez que el candidato completa sus datos, se gatillará un Alta simple de manera automática.
Relación y diferencias con otros elementos
Se relaciona estrechamente con el módulo de Selección, los Workflows de Alta y las plantillas de procesos. Se diferencia del "Proceso de Onboarding" global, en que el pre-ingreso es únicamente el flujo de recolección de datos enfocado en la creación de la ficha, mientras que el onboarding engloba la experiencia completa de adaptación, asignación de tareas, integración cultural y comunicaciones.