La Trazabilidad garantiza la transparencia y la construcción de un historial inalterable sobre la vida de los recursos organizacionales. Resuelve la pérdida de información técnica y la falta de responsabilidad histórica, funcionando como una pieza estratégica para blindar a la empresa ante auditorías y controlar el ciclo de vida y la rentabilidad de la inversión patrimonial a largo plazo.
Funcionamiento general
Se define como la bitácora histórica completa que agrupa de forma cronológica cada evento y acción ocurrida con un equipo. El sistema asegura que este registro sea altamente auditable, resguardando fechas exactas, responsables, comentarios y cambios de estado. Se alimenta de forma automática a través de todas las acciones de administración, entrega, reparación o baja que se ejecutan sobre el inventario a lo largo del tiempo.
Alcance y límites
Es fundamental para reconstruir la historia de equipos extraviados, investigar daños o justificar el ciclo de vida de los bienes en procesos de auditoría interna. Cubre la permanencia del bien en el inventario; sin embargo, la trazabilidad histórica se pierde si el activo es eliminado definitivamente del sistema, por lo cual se recomienda mantener el registro de activos inactivos para preservar la historia.
Relación y diferencias con otros elementos
Está compuesta íntegramente por la sucesión cronológica de los Movimientos de Activos. Mientras que el Inventario muestra el stock global y los Estados indican la situación específica del presente, la Trazabilidad representa la visión completa, detallada y evolutiva de la historia de cada equipo desde su origen.