Para automatizar acciones según el desempeño en un curso, debes configurar un evento de Workflow que se active cuando un colaborador pase a estado aprobado, reprobado o vencido.
Paso a paso
- En el menú lateral, ingresa a Administrativo y selecciona Workflow.
- Ve a la sección Solicitudes y haz clic en el botón Configuración. ó tambien puedes ir directamente a Plantillas
- Haz clic en Crear Plantilla y selecciona la opción Empezar desde cero.
- Completa el Nombre (obligatorio) y la Descripción (opcional).
- En el campo Tipo, seleccione Flexible.
- En la sección "Define cómo quieres que se inicien estas solicitudes", marca Evento de la plataforma.
- En el listado de eventos, selecciona: Cuando cambia el estado de un curso de un empleado.
- Aplica las reglas obligatorias haciendo clic en el ícono de filtro:
- Selecciona el Estado del curso (Aprobado, Reprobado o Vencido).
- Define las condiciones de Nota final, Avance / Asistencia y Resultado / avance.
- Filtra por Información del curso (Modalidad, Nombre, Origen, Proveedor, etc.).
- Alt text: Administrador configurando reglas de filtrado por estado y nota en un flujo flexible de Buk.
- Haz clic en Filtrar para guardar tus reglas.
- Selecciona Final del Flujo Flexible y haz clic en Añadir Acción para elegir qué quieres activar.
- Guarda la acción y, finalmente, haz clic en Guardar para activar la plantilla.
Casos de uso y ejemplos
Puedes utilizar esta automatización para diferentes objetivos estratégicos:
- Asignación de equipamiento: Entrega un activo de seguridad automáticamente cuando el colaborador apruebe una capacitación específica.
- Reforzamiento de aprendizaje: Inscribe de forma automática en un nuevo curso a quienes resulten reprobados o tengan su curso vencido.
- Certificación inmediata: Genera y envía certificados de manera automática al momento de aprobar.
- Seguimiento y feedback: Activa encuestas de satisfacción o tareas de seguimiento apenas cambie el resultado del curso.
Consideraciones o limitaciones importantes
- Compatibilidad de cursos: Esta funcionalidad solo está disponible para Cursos Propios y BukPlay. No es posible crear estos flujos para cursos de proveedores externos como Udemy, Coursera o Voxy.
Uso de reglas: Es fundamental aplicar filtros específicos.Si no defines reglas, el sistema activará flujos para todos los cursos compatibles de la plataforma cuando cambien de estado (aprobado, reprobado o vencido).
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