En Buk por defecto las vacaciones vencidas son gozables, dando este beneficio al trabajador. Sin embargo, este comportamiento es configurable para que se pueda elegir en cada tipo de vacación si estás al vencer son o no son gozables.
En este artículo detallaremos como se configuran, gozan y pagan las vacaciones vencidas que sí son gozables.
1. Activa la opción en la configuración de tipos de vacaciones
Por defecto las vacaciones legales tienen está opción activada, por lo si tienes está configuración puedes omitir este paso. En caso quieras crear un nuevo tipo de vacación que al vencer sea gozable o cambiar la configuración actual, sigue estos pasos:
- Ingresa a Administrativo>Asistencia>Configuración
- Selecciona el tipo de vacación que deseas editar o crea una nueva dando clic en el botón "Crear tipo de vacaciones"
- Marca la casilla Habilitar vencimiento
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Marca la casilla Permitir tomar días vencidos y guarda los cambios.
Al guardar, el sistema creará automáticamente un nuevo tipo de vacación con el mismo nombre que el original, pero con el sufijo "vencidas". Por ejemplo, para las vacaciones Legales, se tienen creadas las "Legales vencidas" donde se acumulará el saldo vencido de la vacación legal para que el colaborador pueda gozarla.
2. ¿Cómo funcionan los días vencidos?
En el tipo de vacación con sufijo "vencidas" se acumulan automáticamente todos los días que expiran del tipo original. Esto permite que el saldo de días vencidos quede separado del saldo vigente, facilitando la trazabilidad y control.
Ten en cuenta que, por defecto, las vacaciones legales ya cuentan con el tipo "Legales vencidas" creado para contabilizar los días vencidos gozables.
Además, el tipo de vacación con el sufijo "vencidas" no puede vencer nuevamente ni devengar días nuevos de vacaciones cumplido el año. Por lo tanto, a este tipo de vacación no se le pueden crear políticas de vacaciones adicionales a la que tiene por defecto.
3. ¿Cómo solicita el colaborador estos días?
El proceso para que un colaborador solicite días vencidos es igual al habitual:
- El colaborador inicia su solicitud de vacaciones.
- En el campo Tipo de vacación, debe seleccionar la opción que incluye el sufijo "vencidas".
- El sistema descontará los días directamente del saldo del tipo de vacación vencida.
4. ¿Cómo se pagan las vacaciones vencidas?
Las vacaciones vencidas se pagan en dos comprobantes y tienen el siguiente comportamiento por defecto:
- Boleta de pago mensual: Cuando el colaborador goza días vencidos de vacaciones, estas se pagan en la boleta de pago del mes correspondiente.
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Comprobante de liquidación: Al liquidar al colaborador se paga la indemnización de los días vencidos no gozados y la liquidación de vacaciones truncas que incluye los días ganados, proporcionales y vencidos no gozados.
En caso necesites configurar el pago de días legales vencidos en la liquidación, puedes revisar este artículo y contactar a SAC antes de hacer algún cambio.
5. Configura cómo se visualizan los días legales vencidos en la ficha del colaborador
Entendemos que cada empresa tiene su propia cultura y forma de gestionar sus vacaciones. Por ello, si prefieres que la ficha del colaborador se vea más compacta. Donde, en lugar de mostrar los saldos de vacaciones legales vigentes y vencidos por separado, la plataforma muestre toda la información en una única columna de vacaciones "Legales", evitando ruidos visuales para el colaborador, pero manteniendo siempre la precisión de que puedan gozar los días vencidos, puedes activar la siguiente opción:
Paso a paso para la configuración:
Ve a Administrativo > Asistencia > Configuración.
Selecciona el tipo de vacación que al vencer sea gozable, que deseas simplificar y haz clic en el ícono de Editar (lápiz).
Desplázate hasta el final y despliega la sección de Opciones Avanzadas.
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Marca la casilla "Ocultar saldos vencidos gozables en la ficha del colaborador" y guarda los cambios.
¿Qué verá el colaborador?
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Vista consolidada: La fila y columna específica de "Vencidas" desaparecerá de su ficha, agrupando el total del saldo en la columna principal del tipo de vacación configurada (Legal, Administrativa, etc). También desaperecerá la alerta de cuantos días tiene próximos a vencer. La siguiente imagen muestra como quedaría la vista de vacaciones en la ficha del colaborador al activar esta opción.
Solicitudes de vacaciones: Aunque la vista sea más simple, al momento de solicitar vacaciones, el colaborador aún podrá elegir entre sus días vigentes y vencidos en el formulario de solicitud, asegurando que el sistema descuente los días correctamente según su antigüedad.
Nota: Estos cambios visuales solo se modifican para el colaborador. El administrador mantiene la visibilidad de los días vencidos en la ficha del colaborador.
💡 Tip de experto: Si manejas varios tipos de vacaciones (como Administrativas o por Antigüedad) y quieres que toda la ficha sea uniforme, asegúrate de activar esta opción en cada uno de los tipos configurados.