Optimiza la gestión de vacaciones de tu equipo permitiendo que los colaboradores utilicen sus días vencidos. A continuación, te mostramos cómo activar esta opción y cómo funciona en Buk.
1. Activa la opción en la configuración de tipos de vacaciones
Para habilitar el uso de días de vacaciones vencidos, sigue estos pasos:
- Ingresa a Administrativo>Asistencia>Configuración
- Selecciona el tipo de vacación que deseas editar o crea una nueva dando clic en el botón "Crear tipo de vacaciones"
- Marca la casilla Habilitar vencimiento
Marca la casilla Permitir tomar días vencidos y guarda los cambios.
Al guardar, el sistema creará automáticamente un nuevo tipo de vacación con el mismo nombre que el original, pero con el sufijo "vencidas" (por ejemplo, "Legales vencidas").
2. ¿Cómo funcionan los días vencidos?
En el tipo de vacación con sufijo "vencidas" se acumulan automáticamente todos los días que expiran del tipo original. Esto permite que el saldo de días vencidos quede separado del saldo vigente, facilitando la trazabilidad y control.
Ten en cuenta que, por defecto, las vacaciones legales ya cuentan con el tipo "Legales vencidas" creado para contabilizar los días vencidos gozables.
Además, el tipo de vacación con el sufijo "vencidas" no puede vencer nuevamente ni devengar días nuevos de vacaciones cumplido el año. Por lo tanto, a este tipo de vacación no se le pueden crear políticas de vacaciones adicionales a la que tiene por defecto.
3. ¿Cómo solicita el colaborador estos días?
El proceso para que un colaborador solicite días vencidos es igual al habitual:
- El colaborador inicia su solicitud de vacaciones.
- En el campo Tipo de vacación, debe seleccionar la opción que incluye el sufijo "vencidas".
- El sistema descontará los días directamente del saldo del tipo de vacación vencida.
4. ¿Cómo se pagan las vacaciones vencidas gozadas?
Las vacaciones vencidas que un colaborador disfruta se pagan en dos momentos: primero, en la boleta de pago mensual, como cualquier vacación regular; y segundo, en la liquidación, como una indemnización. Esto se debe a que, aunque las vacaciones vencidas hayan sido gozadas, se considera una indemnización a favor del colaborador por no haberse utilizado dentro del período correspondiente (un año posterior al devengo).
Ejemplo: Si un colaborador gana 7,000 soles y tiene una asignación familiar de 113 soles, con 25 días de vacaciones legales vencidas configuradas para "permitir tomar días vencidos":
- Al solicitar 10 días de vacaciones, el pago de esos días se reflejará normalmente en su boleta de pago mensual.
- Además, en la liquidación recibirá una indemnización por los días vencidos no gozados dentro del período correspondiente. En este caso, la indemnización sería de 273.1 soles por cada día vencido, sumando un total de 5,927.5 soles. Este cálculo puede previsualizarse en la simulación de liquidación, como se muestra en la imagen.
5. ¿Cómo configurar el pago de las vacaciones indemnizadas?
Cada empresa puede tener diferentes acuerdos y políticas para el pago de vacaciones vencidas. Por ello, si un colaborador toma días de vacaciones vencidas, es posible ajustar la fórmula de cálculo para que la indemnización se aplique únicamente a los días vencidos que no fueron gozados, y no a aquellos que sí se disfrutaron.
De este modo, cuando un colaborador goza vacaciones vencidas, el pago correspondiente se realizará solo en la boleta de pago mensual, sin incluirse como indemnización en la liquidación.
Para hacer esta configuración:
- Ve a Ítems > Haberes.
- Busca el ítem llamado "Liquidación Indemnización Vacaciones Vencidas" y haz clic en el ícono de editar (lápiz).
- En la fórmula, dentro de la función
calculo_dias_vacaciones(trabajo.fecha_liquidacion, 'vencidas')remplaza lo que dice'vencidas'por'vencidas_liquidables'
Por lo tanto la formula del item de Liquidación Indemnización Vacaciones Vencidas quedará de la siguiente manera:
Con este cambio, el cálculo de la indemnización considerará únicamente los días vencidos que no fueron gozados. De igual manera, puedes editar las fórmulas de Provisión de Vacaciones Acumuladas y Liquidación Vacaciones Truncas, reemplazando la variable de 'vencidas' por 'vencidas_liquidables' en la función de calculo_dias_vacaciones para que considere solo los días vencidos no gozados, en lugar de todos los días vencidos.
Por ejemplo, retomando el caso del punto 4: si un colaborador tiene 25 días legales vencidos y ha gozado 10 de ellos, con la fórmula modificada la indemnización se calculará solo sobre los 15 días vencidos no gozados. En la simulación de liquidación, esto se reflejará como un pago de 3,556.5 soles, que corresponde a 15 días vencidos no gozados multiplicados por 273.1 soles por día.