Conoce el detalle de cada configuración disponible en el menú lateral del módulo Documentos y Firma, y cómo te ayudan a mejorar la gestión documental en tu empresa.
⚠️Requisito previo: solo pueden firmar documentos en Buk las personas que tienen ficha y usuario creados en el sistema. No es posible habilitar la firma para personas externas que no cuenten con ficha ni usuario.
Firma Electrónica:
🔐 Permitir la firma de cualquier Representante Legal
Permite que cualquier Representante Legal de la empresa pueda firmar documentos clave como certificados de vacaciones o finiquitos.
✅ Útil cuando hay múltiples representantes autorizados.
🔒 Si está desactivado, solo firmará el representante asignado por defecto o secundario.
📩 Enviar copia a Representantes Legales
Automáticamente enviará una copia del documento firmado a todos los representantes que participaron del proceso.
📌 Ideal para mantener transparencia y trazabilidad legal en la firma de documentos.
Seguridad:
📎 Descargar documentos vía QR sin usuario
Permite a cualquier persona con el QR de validación descargar el documento, sin necesidad de acceder a Buk.
🔓 Útil para compartir documentos firmados de forma segura y simple con externos o colaboradores sin cuenta activa.
Descarga masiva de documentos:
📁 Descarga masiva en carpetas
Organiza automáticamente los documentos descargados en carpetas dentro del archivo .zip.
🗂️ Mejora la clasificación y orden, especialmente útil en procesos de alta demanda documental.
👤 Descarga masiva por colaborador
Incluye el nombre del colaborador en cada archivo descargado.
📄 Facilita la identificación rápida de documentos sin necesidad de abrirlos.
🗃️ Descarga masiva manteniendo estructura de carpetas
Mantiene la misma estructura de carpetas de la ficha del colaborador al descargar documentos.
📌 Ideal para equipos que ya trabajan con esa estructura internamente y desean continuidad.
💡 Nota: Para ejecutar la descarga masiva, ingresa a Administrativo > Documentos y Firma > Documentos, selecciona los documentos que deseas descargar usando la casilla de selección masiva o "Seleccionar todos", y luego haz clic en el menú Acciones y elige "Descargar documentos". Buk generará un archivo .zip con los PDF seleccionados, aplicando las opciones de organización que tengas activadas más arriba.
Otras:
🗑️ Permitir eliminar documentos firmados
Otorga al Superadmin la posibilidad de eliminar documentos firmados de forma masiva.
⚠️ Útil en casos de error o requerimientos legales, pero debe usarse con precaución.
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