El archivo de Contabilidad agrupa todos los movimientos contables derivados de las remuneraciones, como sueldos, aportes, retenciones e impuestos.
En Buk, puedes generarlo fácilmente desde la sección de Archivos y Pagos. En este artículo, te explicamos paso a paso cómo crearlo correctamente.
Definiciones:
- Contabilidad: Registro de las transacciones financieras relacionadas con la remuneración, organizadas de manera estructurada..
- Procesos: Conjunto de actividades relacionadas con la remuneración, como el cálculo de salarios y generación de archivos, realizadas dentro de un periodo.
- Periodos: Frecuencia con la que se procesa la remuneración, por lo general mensualmente.
- Agrupación: Conjunto de comprobantes que puedes reunir según periodo, proceso, tipo de comprobante, área o de forma manual
1. Crear una nueva Contabilidad
- Ve a Remuneración > Archivos y Pagos.
- Haz clic en Crear.
- Selecciona el tipo de archivo Contabilidad.
- Asigna un nombre y selecciona el mes que deseas abarcar.
Para seleccionar los comprobantes puedes usar los filtros avanzados haciendo clic en el paso 4:
Podrás escoger:- Filtros de empleado: Área, Cargo, Empresa, Nombre y Número de Documento
- Filtros de comprobantes: Estado, Período, Proceso y Tipo de comprobante
Además podrás combinar filtros y tener más flexibilidad al momento de definir las agrupaciones.
Si deseas obtener el archivo de un proceso en especifico basta con que uses el filtro de Proceso y selecciones el proceso especifico, como se muestra en la siguiente imagen:
Y al hacer clic en "agregar" se agregaran todos los comprobantes que estan dentro del filtro.
- Si deseas seleccionar de forma manual, marca la casilla a la izquierda de cada comprobante para seleccionarlo. Si quieres seleccionar todos, haz clic en Agregar todos
- Haz clic en Crear.
A continuación se mostrará una vista con todos los comprobantes de la contabilidad recién generada. Desde aquí podrás:
- Visualizar cada comprobante.
- Eliminar alguno si es necesario.
- Descargar la contabilidad generada.
- Regenerar la contabilidad en caso de que haya cambios posteriores.
2. Revisar y descargar los archivos ya generados
En Remuneración > Archivos y Pagos > Abiertos verás una tabla con las agrupaciones creadas. Cada fila incluye:
- Nombre: Identificador de la agrupación.
- Tipo de Archivo: Indica el tipo de archivo generado
- Tipo de Comprobantes: indica el o los tipos de comprobantes que están incluidos en la agrupación
- Comprobantes: Número de comprobantes incluidos.
- Mes: Periodo correspondiente.
- Estado del archivo: Indica si el archivo está actualizado o desactualizado y debe ser regenerado.
- Total Descuentos: Totalizado de cada agrupación
- Total Haberes: Totalizado de cada agrupación
- Creado por: Usuario que generó el archivo.
- Fecha de creación: Día en que se generó el archivo.
Podrás realizar acciones masivas sobre los archivos ya generados:
- Selecciona todos los archivos de contabilidad que desees.
- Ve al botón de acciones y podrás regenerar o eliminar la selección.
Para revisar el detalle de un archivo:
- Haz clic en el nombre de la agrupación para visualizarlo.
- Haz clic en la flecha para descargarlo.
- Haz clic en el símbolo de candado para abrir o cerrar la agrupación.
Al descargar el archivo podrás ver el detalle por colaborador de cada item asignado como el sueldo, la gratificación, la provisión de vacaciciones, provisión de cts, los aportes de Essalud, EPS, y demás conceptos. También verás el detalle de la cuenta contable asignada y el tipo de asiento.
3. Editar o eliminar un archivo
- Regenerar: Haz clic en "Regenerar" si deseas actualizar el archivo.
- Editar: Haz clic en "Editar" y serás redirigido a la vista de creación, donde podrás modificar cualquiera de los valores ingresados y agregar o quitar los comprobantes según necesites.
- Eliminar: Haz clic en "Eliminar" si deseas eliminar el archivo.