Objetivo, alcance y limitaciones
Este artículo tiene como objetivo aclarar la diferencia entre dos conceptos claves para la gestión de usuarios y la facturación de los módulos de Buk: usuario activo en el LMS y ficha activa en la plataforma de Buk. Esta distinción es especialmente importante para evitar confusiones al momento de revisar los cobros asociados a los distintos módulos contratados.
¿Qué es un usuario activo en el LMS?
Un usuario activo en el LMS es cualquier colaborador que cuenta con un usuario creado en Buk, es decir, que tiene habilitado el acceso a la plataforma de Buk, ya sea desde el portal del colaborador, como administrador, relator u otro perfil.
Esto significa que:
- Tiene credenciales para iniciar sesión.
- Puede acceder tanto a la plataforma general de Buk como al módulo de Capacitación (LMS).
Participa activamente en instancias de aprendizaje, cursos, webinars, etc.
👉 Los usuarios activos en el LMS son los que se consideran para la facturación del módulo de Capacitación y Bukplay E-Learning.
¿Qué es una ficha activa en Buk?
Una ficha activa corresponde a cualquier colaborador que forma parte de la base de datos de la empresa en Buk, sin importar si tiene o no una cuenta de acceso.
Esto quiere decir que:
Es un trabajador vigente en la organización.
Tiene una ficha registrada con información laboral.
No necesariamente puede ingresar a Buk si no se le ha creado un usuario.
👉 Las fichas activas se consideran para la facturación del módulo de Plataforma Buk.
¿Por qué es importante esta distinción?
En algunos casos, una empresa puede tener más fichas activas que usuarios creados. Esto puede generar confusión, ya que los cobros por el LMS se realizan únicamente con base en los usuarios activos con acceso, mientras que el cobro de la plataforma Buk se basa en el total de fichas activas.
Ejemplo:
Si tu empresa tiene 500 fichas activas en Buk, pero solo has creado 200 usuarios con acceso al LMS, solo esos 200 serán considerados en la facturación del módulo de capacitación.
El resto serán considerados únicamente para el módulo de gestión de personas o plataforma general.
¿Y qué pasa si ocurre lo contrario, que hay más usuarios activos que fichas activas?
Este escenario no debería ocurrir, porque los usuarios del LMS se crean directamente desde la Plataforma Buk. Sin embargo, puede darse en casos puntuales, como:
- Un colaborador cuya ficha fue desactivada (por desvinculación), pero su acceso a BUK aún no fue revocado.
- Es posible que la empresa les otorgue a pocos empleados el acceso a Buk y solo tenga usuarios tanto internos como externos a la plataforma
- Exista una misma persona con dos usuarios diferentes
👉 Si se detecta, se recomienda validar inmediatamente que el usuario tenga una ficha activa asociada y, de no ser así, desactivar su acceso.
Consideraciones
Puedes revisar tus usuarios activos desde el módulo de Usuarios y Perfiles.
Si necesitas ver las fichas activas, puedes hacerlo desde el menú de Colaboradores en Buk.
Para asegurar una facturación correcta, revisa con regularidad cuántos usuarios tienen acceso al LMS y cuántas fichas están activas en tu sistema.
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención.
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