Para que puedas comenzar a usar el módulo de Workflow y gestionar flujos, es importante cumplir con ciertas condiciones previas. Luego, los permisos asignados determinarán qué puedes ver o hacer dentro del módulo.
Requisitos para usar el módulo de Workflow
Módulos requeridos
Debes contar con el módulo Plataforma Pro.
Algunos workflows pueden requerir módulos adicionales contratados.
Configuraciones generales necesarias
Verifica con el equipo de SAC o Proyectos que esté activa la opción "Habilitar Workflow" en tu configuración general.
Tipos de permisos en Workflow
El acceso de los usuarios al módulo de Workflow se define a través de tres niveles de permisos, configurables en el módulo de Usuarios y Perfiles (si cuentas con los permisos necesarios). Estos se agrupan bajo el nombre “Solicitudes”:
¿Qué puede hacer cada perfil?
🔴 Sin permiso o "No"
El usuario verá el módulo de Solicitudes en el portal, pero al ingresar solo podrá realizar las siguientes acciones:
Iniciar solicitudes en las que tenga permiso explícito para hacerlo (a través del botón “Crear solicitud”) según la configuración de la plantilla.
Visualizar solicitudes en curso en las que haya sido asignado como responsable o aprobador, según lo definido en la plantilla. Solamente podrá acceder al historial de las etapas en las que es responsable.
No puede descargar solicitudes.
🟡 Permiso de Lectura
El usuario puede acceder al módulo de Solicitudes y visualizar todas las solicitudes en curso y su historial, además de descargar cada una, independientemente de los permisos definidos en las plantillas. Es decir, puede ver todas las solicitudes de la plataforma, independiente de las limitaciones de área del usuario.
No puede interactuar con estas solicitudes, a menos que haya sido asignado como responsable o aprobador en la configuración de esa plantilla.
Puede iniciar solicitudes en las que tenga permiso explícito para hacerlo (a través del botón “Crear solicitud”) según la configuración de la plantilla.
Puede ver las plantillas existentes, pero no puede crear, editar ni eliminarlas.
🟢 Permiso de Modificación
Tiene acceso completo al módulo. Esto incluye ver el historial y descargar todo tipo de solicitud.
Puede ver, iniciar, responder o aprobar y devolver todo tipo de solicitud, incluso si no se definió como aprobador en la plantilla.
Puede crear, borrar, duplicar y editar plantillas.
Permisos definidos en las plantillas
Además del permiso general asignado en el módulo de Usuarios y Perfiles, cada plantilla de Workflow permite definir condiciones específicas para determinar quién puede iniciar o aprobar solicitudes. Las opciones disponibles varían según el tipo de plantilla.
¿Quiénes pueden iniciar solicitudes?
Dependiendo del tipo de Workflow, las siguientes opciones pueden habilitarse para iniciar una solicitud:
Área/Cargo
Lista de usuarios
Administrador de solicitudes
Todos los colaboradores (solo disponible en plantillas de tipo Flexible)
Nuevo colaborador vía correo personal (solo en Pre-ingreso)
Encargado de onboarding (solo en Pre-ingreso)
¿Quiénes pueden aprobar solicitudes?
Las siguientes opciones están disponibles en la mayoría de los tipos de Workflow para asignar aprobación en etapas:
Área/Cargo
Usuario específico (no disponible para plantillas de tipo Pre-ingreso)
Administrador de solicitudes
Supervisor del solicitante (no disponible para plantillas de tipo Pre-ingreso)
Solicitante