Objetivo, alcance y limitaciones
Este artículo tiene como propósito guiar a los usuarios con rol súper administrador o administrador en la creación y gestión de instancias para cursos presenciales dentro del LMS. Las instancias permiten registrar eventos específicos de un curso que puede realizarse en distintas fechas y con diferentes participantes, sin necesidad de configurar el curso desde cero cada vez. Abarca desde la selección del curso hasta la planificación de su impartición, inscripción de participantes y configuración de mediciones asociadas.
Proceso:
1. Accede a la creación de instancias
- En el menú lateral izquierdo, selecciona “Cursos Presenciales” y luego haz clic en “Instancias”. Aquí verás un listado de todas las instancias creadas y puedes filtrarlas por activas, archivadas o todas.
- En la última columna del listado, encontrarás opciones para editar (ícono de lápiz), eliminar (ícono de basurero) u ocultar una instancia del listado (sin eliminarla).
2. Crea una nueva instancia
- Haz clic en el botón “Agregar nuevo” para comenzar.
- Selecciona el curso al que estará asociada esta instancia (este debe haber sido creado anteriormente).
- Si tienes categorías customizadas creadas previamente, podrás seleccionar y visualizarlas en esta sección.
- En la pestaña siguiente, Planificación de la impartición, completa los campos solicitados (días de impartición, lugar, fechas de inicio y término y relator).
3. Visualiza y edita la instancia
Una vez creada , serás redirigido automáticamente a la vista general de la instancia, donde podrás:
- Revisar resumen con todos los datos ingresados
- Enviar un mensaje masivo a los participantes.
- Marcar la instancia como histórica.
- Visualizar un resumen de los participantes inscritos. aprobados, su porcentaje de aprobación, costo total y asistencia promedio.
- Acceder directamente a cargar participantes, subir asistencia y controlar los costos.
- Acceder a distintas pestañas para gestionar la instancia
Gestión posterior a la creación
Una vez creada, accederás al panel de la instancia con múltiples pestañas y opciones:
👥Participantes: Desde esta pestaña podrás:
- Inscribir participantes manualmente: clic en Importar participantes y agrega su RUT. Luego puedes completar sus datos (estado, asistencia, comentarios).
- Actualizar datos en cualquier momento.
- Carga masiva de estado de aprobación, asistencia y nota:
- Modo: un valor para todos o individual.
- Completa los campos y haz clic en Subir asistencia.
- Descargar la asistencia en formato Excel, haciendo clic en “Planilla”.
⚙️ Ajustes
📩 Mensajes masivos: Permite enviar correos a todos los participantes inscritos:
- Ir a Ajustes > Mensajes masivos.
- Clic en Enviar nuevo.
- Configura: destinatarios, asunto, mensaje, copia al creador.
- Haz clic en Enviar.
📘 Vinculación a Plan de Capacitación: Puedes asociar esta instancia a un plan ya existente para fines de reportería.
- Ir a Ajustes > Plan de Capacitación.
- Selecciona la actividad que necesitas indexar.
- Haz clic en Crear y Editar.
📅 Horario, lugar y relatoría: Desde esta sección se puede modificar:
- Días de impartición
- Lugar
- Relatores
- Fechas
- Categorías customizadas (en caso de existir)
💲 Costos: Puedes configurar costos de dos maneras:
- Por participante: individual o masiva con Importar costos.
- Generales: costo total de la instancia (no se vincula con Plan de Capacitación).
📈 Plan de medición: La instancia hereda los instrumentos del curso por defecto, pero puedes editarlos o añadir nuevos.
😃 Satisfacción y Aprendizaje
- Agregar nuevo instrumento.
- Editar/eliminar instrumento existente.
- Por su parte, la edición permite modificar el instrumento seleccionado y configurar fechas, correos, y visibilidad.
🔁 Transferencia
- Seleccionar instrumento.
- Envío de correos y recordatorios.
- Definir fechas de apertura y cierre del instrumento.
- Visibilidad.
- Tipo: ex antes, ex post o ambos.
- Activar/desactivar evaluación del jefe, autoevaluación u otras fuentes.
👀 Visualización de respuestas de los instrumentos de evaluación: Para revisar las respuestas de los colaboradores en los instrumentos, haz clic en el ícono de tres líneas desde el listado de evaluaciones. Esto permitirá acceder a una vista con:
- Información del evaluador y evaluado
- Tipo de evaluador (colaborador, jefe u otras fuentes)
- Estado de respuesta
- Fecha/hora de envío de correo
- Fecha/hora de envío de la respuesta
- Acción: permite visualizar las respuestas y da la posibilidad de restablecer la medición para repetirla.
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención.
¡Felices te ayudamos!