Esta guía te acompañará en el proceso de configuración y administración de los datos personales de tu equipo. Al implementar este flujo, permitirás que tus colaboradores soliciten modificaciones directamente desde sus fichas de usuario, dándote la libertad de elegir qué campos pueden editar y cuáles requerirán de tu revisión obligatoria antes de actualizarse en el sistema.
El resultado final será un canal ordenado de comunicación y actualización de datos que centralizará las solicitudes y mantendrá la información de tu empresa siempre al día sin perder el control administrativo.
Paso a paso
Paso 1: Habilitar el módulo de actualización con aprobación
Para comenzar, necesitamos asegurarnos de que la plataforma permita a los colaboradores enviar solicitudes y que estas pasen por una fila de revisión. Primero, ingresa al sistema y dirígete al menú de configuración general a través de la siguiente ruta:
RUTA: Administración → Parámetros generales
Una vez que te encuentres dentro de esta sección, busca en el listado la opción llamada "Actualización de datos con aprobación" y actívala. Con esta acción guardada, el sistema quedará preparado para recibir y retener los cambios que solicite tu equipo hasta que tú los revises.
Paso 2: Acceder a la configuración de perfiles
Ahora que el módulo base está activo, el siguiente paso es definir con precisión qué campos de la ficha del colaborador estarán disponibles para interactuar. Para lograr esto, dirígete a la barra superior, pincha en el ícono del engranaje para abrir las opciones de gestión y navega por la siguiente ruta:
RUTA: Administración → Usuarios y Perfiles
Al cargar la pantalla, verás varias pestañas de configuración. Selecciona específicamente la pestaña "Perfiles" y luego presiona el botón denominado "Configuración de Perfil Normal". Una vez dentro, desplázate hacia abajo hasta encontrar el apartado dedicado a la "Ficha del Colaborador".
Paso 3: Definir la visibilidad, edición y flujos de aprobación
En este punto es donde personalizarás la experiencia del usuario. Primero, posiciónate en la primera casilla que te muestra la pantalla; aquí podrás seleccionar todos los campos de información que consideres pertinente que el colaborador logre visualizar al entrar a su cuenta.
A continuación, si miras un poco más abajo, te figurará un recuadro con un listado detallado de todos los campos del sistema. Aquí tienes dos controles clave para cada elemento:
Si deseas que el colaborador pueda modificar un dato desde su ficha, marca la casilla "Editable" para ese campo en específico.
Si además quieres que ese cambio no se aplique de inmediato, sino que pase por tus manos para revisarlo, marca también la casilla "Aprobación" en esa misma línea.
Paso 4: Recepción de solicitudes y alertas
Una vez que guardes los cambios anteriores, el flujo quedará completamente operativo. En el momento en que un colaborador ingrese a su ficha personal y realice una solicitud de cambio de datos, tú o el encargado designado recibirán de forma automática una notificación de alerta. Este aviso se alojará directamente dentro de tu Módulo de tareas pendientes, permitiéndote saber al instante que hay una revisión en espera.
Paso 5: Revisar y comparar los cambios solicitados
Cuando decidas proceder con la revisión y resolución de la solicitud, verás que el sistema es bastante flexible y te permitirá llegar al mismo lugar a través de dos métodos diferentes, según lo que te sea más cómodo en ese momento:
Método A (Desde el Módulo de Tareas Pendientes): Accede directamente a este módulo desde tu panel y luego haz clic en la opción "Ver cambios" para abrir la solicitud.
Método B (Desde la Ficha del Colaborador): Si te encuentras navegando directamente en el perfil del trabajador en cuestión, notarás que se habilitará un botón especial llamado "Revisar solicitud" en el cual podrás pinchar para ver los detalles.
Paso 6: Resolver la solicitud con retroalimentación
Independientemente del método que hayas elegido en el paso anterior, verás que el sistema desplegará de inmediato una ventana emergente (modal). En esta pantalla podrás visualizar y comparar de forma muy clara la información antigua del colaborador frente a los nuevos datos actualizados que está proponiendo.
Antes de tomar una decisión, es sumamente importante que utilices el campo de texto disponible para añadir un comentario explicativo. Este mensaje se adjuntará de forma automática al correo o notificación que recibirá el colaborador. Para terminar el proceso, selecciona la opción "Aprobar" o "Rechazar" según corresponda con tus políticas internas.
Resultado esperado
Si realizaste el proceso correctamente, el sistema procesará la instrucción de inmediato:
Si decidiste aprobar, la plataforma confirmará en pantalla que los datos personales del colaborador han sido actualizados con éxito en su ficha oficial.
Si optaste por rechazar, el sistema emitirá la confirmación del rechazo, mantendrá intactos los datos antiguos y enviará una notificación al colaborador junto con tus comentarios explicativos sobre la decisión.