Este artículo está diseñado especialmente para guiar a los administradores o usuarios que cuentan con permisos asignados para gestionar y modificar la información de vacaciones de los colaboradores. Es importante destacar que este procedimiento no aplica para los colaboradores tradicionales, quienes deben realizar sus solicitudes directamente desde su propio portal de usuario.
El objetivo de esta guía es acompañarte en el proceso de registro de vacaciones, ya sea de forma individual o masiva, asegurando que comprendas el impacto de cada opción. Ten en cuenta que la funcionalidad de vacaciones de media jornada (días parciales) solo estará disponible si el tipo de vacación configurado lo permite, y por definición de negocio, esta condición solo podrá aplicarse al último día del período seleccionado y nunca a los días intermedios.
Glosario de términos clave
Antes de comenzar con el paso a paso, te invitamos a revisar estos conceptos fundamentales para asegurar una correcta configuración:
Tipo de Vacación: Es el modelo dentro de la plataforma que define las tipologías de descanso, su comportamiento de cálculo, las políticas asociadas y si el ítem admite o no el fraccionamiento en días parciales.
Jornada Parcial: Hace referencia a los días de vacaciones que se toman utilizando números decimales (siendo lo más común 0.5, que equivale a media jornada). En el ámbito del negocio, el día parcial siempre corresponderá al último día del período de descanso.
Tipo Jornada: Es un campo integrado en el módulo de vacaciones que especifica si el descanso corresponde a una "jornada completa" (registrada con números enteros) o si detalla que el día parcial se tomará al "inicio de la jornada" o al "final de la jornada".
Paso a paso
Paso 1: Habilitar las vacaciones parciales en la configuración general
Para comenzar, si planeas ofrecer la opción de media jornada a tus trabajadores, debes activar este permiso en las políticas de la plataforma.
Para hacerlo, dirígete a la siguiente sección:
RUTA: Administración → Asistencia → Configuraciones
Una vez allí, selecciona el tipo de política que deseas modificar y presiona "Editar". En la pantalla verás distintas alternativas de control; busca y activa la casilla llamada "Habilitar vacaciones parciales" para que el sistema permita el uso de decimales.
Paso 2: Registrar vacaciones de forma individual desde la ficha
Una vez que las políticas estén configuradas, si necesitas asignar las vacaciones a un colaborador específico directamente en el sistema, debes ingresar a su perfil personal a través de la siguiente ruta:
RUTA: Ficha del Colaborador → Vacaciones → Vacaciones Tomadas
Al posicionarte en esta sección, verás las opciones de historial y un botón destacado llamado "Agregar". Pincha en él y notarás que el sistema desplegará inmediatamente una ventana emergente. En este espacio deberás ingresar el "Tipo de Vacación", definir el rango de fechas seleccionando el día de inicio y el de término, y si lo consideras necesario, redactar un comentario adicional en el campo de texto disponible.
Paso 3: Configurar la media jornada individual (si corresponde)
En este punto, si el tipo de vacación que seleccionaste previamente tiene habilitado el uso de días parciales, el sistema te mostrará la opción "Último día como media jornada".
Al activar esta casilla, verás que se habilita un campo desplegable adicional para que indiques con precisión a qué parte del día corresponde esa fracción: "Inicio de jornada" o "Final de jornada".
Nota importante sobre períodos pasados: Si necesitas registrar vacaciones que corresponden a períodos de tiempo ya concluidos, notarás que la plataforma no te permitirá cargarlas de forma directa desde la ficha individual. Para resolver esto, deberás realizar el proceso utilizando el importador masivo.
Paso 4: Acceder al importador para el registro de vacaciones masivo
Por otro lado, si te encuentras en la situación de tener que cargar las vacaciones de múltiples colaboradores al mismo tiempo para optimizar tu gestión, la plataforma te ofrece una herramienta de carga masiva.
Para utilizarla, ingresa a la siguiente ruta:
RUTA: Reportería → Importadores → Importadores → Asistencia → Registros Vacaciones Tomadas
Una vez que te encuentres en este módulo, pincha sobre el "Importador". El sistema abrirá una ventana emergente donde tendrás que seleccionar el tipo de vacación específico que vas a cargar junto con sus características particulares. Si tu intención es incluir jornadas parciales, y el tipo de vacación seleccionado lo admite, recuerda marcar activamente la opción "Especificar de la jornada", lo que permitirá que este campo se incluya dentro de la estructura de la plantilla que vas a descargar.
Paso 5: Seleccionar las casillas de verificación adicionales en la carga masiva
Antes de descargar el archivo definitivo, revisa detenidamente las casillas de verificación que aparecen en la ventana emergente, ya que te permitirán activar acciones adicionales según los requerimientos de tu carga:
Ignorar límite de sobregiro de vacaciones: Al marcar esta opción, el sistema te permitirá registrar el período de descanso incluso si el colaborador no cuenta con los días de saldo necesarios. Esto es sumamente útil para ingresar vacaciones tomadas en el pasado que fueron autorizadas bajo la condición de sobregiro, o en situaciones especiales donde se requiera exceder el saldo disponible por defecto.
Borrar registros anteriores: Si seleccionas esta casilla, el sistema eliminará de forma definitiva el historial de registros previos asociados exclusivamente al tipo de vacación que elegiste, pero conservará intactos los saldos que el trabajador haya devengado hasta ese momento. Te servirá cuando necesites limpiar la bitácora de registros sin alterar el cálculo acumulado.
Ajustar saldo de vacaciones: Esta alternativa modifica el saldo actual sumando los días del nuevo registro como si fuesen días adicionales a favor. Por ejemplo, si el colaborador cuenta con un saldo de 10 días y registras 2 días de vacaciones con esta opción activa, verás que el sistema ajustará temporalmente el saldo a 12 días, logrando que al descontar el período el saldo final retorne correctamente a 10 días.
Generar certificados: Al dejar activa esta casilla, la plataforma procesará en segundo plano la creación de un comprobante formal de vacaciones por cada uno de los registros que declares en el documento.
Paso 6: Completar la plantilla de importación masiva
A continuación, descarga el archivo Excel o plantilla provisto por el sistema y asegúrate de rellenar cada una de las columnas con la siguiente información obligatoria, respetando los formatos exigidos:
Número de Documento: Escribe el RUT o DNI del colaborador de forma clara (por ejemplo: 12.345.678-9).
Código de Ficha del colaborador: El identificador interno del trabajador en el sistema (por ejemplo: F1).
Fecha de inicio: La fecha exacta en la que inicia el período de descanso (inclusive).
Fecha de término: La fecha exacta en la que finalizan las vacaciones (inclusive).
Días tomados: La cantidad total de días que se restarán. Es fundamental que este número coincida exactamente con el rango de fechas ingresado.
Etapa de la Jornada: Esta columna solo debe completarse si activaste previamente la casilla correspondiente en la ventana del importador. Aquí deberás escribir de forma exacta "jornada_completa" (para días enteros) o especificar "inicio_jornada" o "final_jornada" si se trata de una fracción decimal en el último día (por ejemplo, al registrar 2.5 días).
Comentario (Opcional): Un espacio libre por si necesitas añadir observaciones o detalles sobre la asignación.
Una vez que completes todos los campos de la plantilla, guarda el archivo en tu equipo, regresa a la plataforma y súbelo asegurándote de que todas las casillas del asistente de importación coincidan con lo que estructuraste en el documento.
Proceso para integraciones mediante API
Si eres desarrollador o tu empresa realiza la gestión de vacaciones conectando sistemas externos mediante la API de la plataforma, debes considerar las siguientes variables técnicas para definir la etapa de la jornada:
Para la asignación de este parámetro, debes utilizar obligatoriamente la variable workday_stage. Sin embargo, el sistema solo te permitirá seleccionar o especificar la jornada si la variable percent_day es estrictamente menor a 1.
En el escenario contrario, si el valor de percent_day es exactamente igual a 1 (lo que representa un día completo de descanso), la plataforma asumirá de manera automática el campo workday_day bajo el parámetro full_working_day, por lo cual no será necesario que lo incluyes en el cuerpo de tu petición.
Para las jornadas fraccionadas, debes aplicar las siguientes condicionales en el código:
Si la media jornada se tomará al inicio del día, debes enviar el valor:
start_working_daySi la media jornada corresponde al bloque final del día, debes enviar el valor:
end_working_day
Resultado esperado
Si realizaste el procedimiento de manera correcta, notarás los siguientes resultados en la plataforma:
Estado Automático: Las vacaciones guardadas cambiarán de forma inmediata al estado "Aprobada".
Certificado de Vacaciones: El sistema generará automáticamente el comprobante correspondiente. Podrás verificar que el documento fue creado exitosamente dirigiéndote a la pestaña Documentos dentro de la ficha del colaborador, específicamente al abrir la carpeta llamada Vacaciones.
Visualización de Saldos: Al consultar la Ficha del colaborador, verás un recuadro resumen de Vacaciones. En este apartado podrás visualizar el saldo disponible en tiempo real desglosado por cada tipo de vacación, y tendrás a tu disposición un selector de fecha interactivo para consultar los saldos acumulados e históricos a un día específico del calendario.
Consideraciones adicionales para el Importador
Para asegurar el éxito de tu carga masiva y evitar que el procesador del importador rechace el documento, recuerda siempre estas tres reglas de validación:
El tipo de vacación seleccionado en la plataforma de forma previa a la descarga debe permitir estructuralmente las vacaciones parciales; de lo contrario, el sistema no reconocerá las fracciones de tiempo.
Si la cantidad de días registrados en la fila del colaborador corresponde a números enteros, el sistema bloqueará la lectura y no se podrá seleccionar un inicio o final de jornada en la columna de etapa.
Si la cantidad de días registrados incluye decimales, la fila no podrá ser marcada bajo el concepto de "jornada_completa", debiendo especificar obligatoriamente el bloque del día correspondiente.
Corrección de errores: En caso de que detectes una equivocación tras haber asignado o importado un registro, puedes solucionarlo regresando a la sección de Vacaciones Tomadas en la ficha del colaborador. Al lado del registro verás los íconos de un lápiz (para editar los valores ingresados) y de una papelera (para eliminar el registro erróneo por completo).