Crear tipos de vacaciones – Peru

Objetivo:

El objetivo de este artículo es proporcionar a los usuarios Buk un paso a paso conciso sobre cómo establecer y administrar de manera eficiente los diferentes tipos de vacaciones, así como las políticas asociadas al devengo de días. A través de esta guía, buscamos que a nuestros clientes gestionen con precisión y confianza los tipos de vacaciones para que reflejen las necesidades organizativas garantizando una gestión de vacaciones coherente y acorde a las mejores prácticas.

Alcance / Limitaciones:

Esta guía está diseñada para ser una herramienta integral para aquellos usuarios de Buk que buscan comprender, y configurar distintos tipos de vacaciones dentro de la plataforma. Cubre desde la creación de tipos de vacaciones hasta la asignación de políticas específicas de devengo aplicables a cada tipo de vacación creado. Mientras que esta guía ofrece una perspectiva completa sobre la configuración dentro de Buk, es crucial que los usuarios se aseguren de que sus prácticas estén en línea con las regulaciones laborales pertinentes de su jurisdicción.

Sustento Legal y Aplicaciones:

El Decreto Legislativo N° 713 establece que "las vacaciones legales representan el derecho al descanso remunerado que el colaborador tiene tras un año completo de servicio" (Presidencia de la República del Perú, 1991, Artículo 10). En contraste, los días de devengue de vacaciones puede variar en función al tipo de contrato laboral o al tipo de régimen tributario. Este artículo se enfoca en cómo utilizar Buk para gestionar las políticas de vacaciones. Es esencial recordar que, si bien las herramientas facilitan la administración de las vacaciones, la responsabilidad legal recae sobre la empresa y sus gestores. Es recomendable que las empresas consulten regularmente las actualizaciones legales y verifiquen que sus políticas internas estén en conformidad.

Proceso en Plataforma Individual:

Para configurar tipos de vacaciones en Buk, primero debes dirigirte Administrativo > Asistencia > Configuraciones > Vacaciones > Tipos de Vacaciones.

Al acceder, verás las vacaciones ya configuradas y, si necesitas añadir un tipo adicional, puedes hacer click en "Crear Tipo de Vacaciones".

Al seleccionar esta opción, se te pedirá que completes una serie de campos y que elijas diversas configuraciones, tales como:

Nombre: Identificador principal del tipo de vacación que estás creando.
Código: Un identificador único que permitirá diferenciar este tipo de vacación de otros en el sistema.
Método de aprobación: Determina quién aprueba las solicitudes de vacaciones. Las opciones son: "Recursos Humanos", "Supervisor" o una combinación de ambos.
Notificar Supervisor: Decide si quieres que las solicitudes de vacaciones se notifiquen automáticamente al supervisor.
Descripción: Un espacio opcional para proporcionar detalles adicionales sobre este tipo de vacación.
Limitar Sobregiro: Establece si permitirás que los colaboradores sobrepasen su saldo de vacaciones.
Días de Sobregiro: En caso de permitir sobregiros, define cuántos días se pueden exceder al solicitar vacaciones.
Habilitar Vacaciones Parciales: Permite que las vacaciones se soliciten en fracciones, como medio día.
Generar Certificado: Marca esta opción si deseas que se genere un comprobante de vacaciones en los documentos del empleado.
Considerar reconocimiento de antigüedad: Si esta casilla está marcada, se habilitará la opción de elegir como fecha de inicio del devengo de vacaciones cualquier día a partir de la 'fecha de antigüedad' registrada en la ficha del colaborador, en vez de limitar la selección a partir de la fecha de ingreso a la empresa

Además, las funciones avanzadas garantizan una experiencia más personalizada, adaptada a las necesidades específicas de cada empresa. A continuación, se presentan una serie de características avanzadas que puedes aprovechar para optimizar y personalizar aún más el proceso de asignación y solicitud de vacaciones en la plataforma.

Base de cálculo de días: Se mostrará en una lista desplegable para determinar si la base de calculo de días se realizará en función:
- Cálculo con base en 360 días: Cálculo en base a mes calendario. Ajustará el devengo de vacaciones en base a años de 360 días. En meses de 31 días se repetirá el devengo en los días 30 y 31.
- Cálculo con base en 365 días: Ajustará el devengo de vacaciones en base a años de 365 días, devengando siempre el último día de cada mes.
- Cálculo con base en 360 días (reglas BMA): Cálculo en base a mes corrido. Ajustará el devengo de vacaciones en base a años de 360 días. En meses de 31 días se repetirá lo devengado entre el último y penúltimo día del mes (a contar desde la fecha de ingreso del colaborador). Similar a conteo BMA de Excel.
Forma de cálculo: Se mostrará en una lista desplegable si los días de vacaciones se devengarán por: días hábiles, corridos o laborales.
Mostrar Proporción de Días Acumulados: Al activar esta opción, los colaboradores podrán ver cuántos días de vacaciones han acumulado en proporción al tiempo trabajado en el año en curso.
Alertar al acumular Periodos: Al seleccionar una cantidad de periodos, se alertará a los empleados 30 días antes de acumularlos.
Seleccionar política por defecto: Esta opción permite establecer una política predeterminada de vacaciones para todos los nuevos colaboradores, simplificando el proceso de asignación. En este punto, es importante tener en cuenta que para los casos de nuevos colaboradores, la política marcada por defecto vendrá asignada desde la importación del importador de "Trabajos". Si se desea cambiar la política por defecto, se deberá indicar la política deseada en el importador "Asignación Políticas de vacaciones" (modificador), es importante que antes de usar el template modificador, el trabajador cuente con la información de trabajos asignada.
Descontar ausencias: Al marcar esta opción, se restarán los días de ausencias, permisos sin goce y subsidios no computables para CTS del empleado en el saldo de vacaciones.
Devengar el Primer día: Al marcar esta opción, las vacaciones del empleado se empezarán a devengar desde el día inicial de asignación.

Una vez todo configurado presiona sobre "Guardar" para dejar registrado el Tipo de Vacación. Ahora, el siguiente paso es definir políticas de devengo específicas para ese tipo. Esto se logra seleccionando el icono de la lupa asociado al tipo de vacación que acabas de crear.

Al hacerlo, podrás crear una nueva política dando click al botón de "Nueva Política" donde especificarás detalles como el nombre, la descripción, para agregar los dias de devengue anual para el tipo de politica de vacaciones unicamente deberá presionar en botón + y completar la informacion de "Años de antiguedad" y "Dias de vacaciones". Esto permitirá que el sistema asigne automáticamente los días de vacaciones a los colaboradores que tengan asignada la política. Al terminar de definir, presiona sobre "Crear".

Finalmente, para asignar estas vacaciones y/o políticas a un colaborador de forma individual o masiva, accediendo a la ficha del colaborador en cuestión o de forma masiva respectivamente.

Políticas por defecto para flujos de trabajo

Las politicas de vacaciones una vez hayan sido asignadas por defecto se mantendrán por defecto para los siguientes flujos de trabajo:

Workflow (Flujo de alta): Se asignan la políticas de vacaciones por defecto aún cuando la plantilla no incluye el campo de "configuración de vacaciones", esto con el objetivo de que todos los colaboradores puedan revisar sus vacaciones desde el primer día. Adicionalmente, una vez ingresamos al formulario de alta se generará una alerta la cual indica que se asignarán automáticamente todas las políticas de vacaciones marcadas "por defecto" .
Crear políticas de vacaciones vía API: Al crear un job por la API se debe crear la configuración de vacaciones si es que este es el primer trabajo del colaborador, los pasos y/o requisitos para la asignación por defecto son:- Tener al menos un tipo de vacación con el campo de política por defecto activo.
- Crear un employee desde la API.
- Crear el trabajo para el colaborador (employee) desde la API.
- Se debe crear una configuración de vacaciones con la política por defecto.

Módulos Requeridos:

Base: Gestión de personas

Palabras Claves:

Vacaciones, políticas de vacaciones, devengar, asignar, cálculo, legales, administrativos, desasignación.

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