Objetivo:
Este artículo explica cómo compartir el proceso de una encuesta de clima con otros usuarios dentro de la plataforma para facilitar la entrega de información sobre la participación y los resultados. Te guiará a través de los pasos necesarios para agregar usuarios individualmente o masivamente utilizando un archivo Excel. También detalla cómo asignar permisos de lectura o modificación, y cómo limitar la visualización de información a áreas específicas según el tipo de permiso otorgado. Además, el artículo explica las capacidades y restricciones de los usuarios compartidos en las diferentes etapas del proceso de la encuesta: configuración, en curso y finalizada.
Proceso en Plataforma:
Al realizar encuestas de clima, muchas veces como administrador del módulo, vamos a querer compartir un proceso con otro usuario dentro de la plataforma, esto a modo de facilitar la entrega de información sobre la participación y los resultados. Con esta función podrás como administrador compartir un proceso.
Para acceder a esta configuración deberás ingresar a la encuesta, en la pestaña de "Administradores" está el botón "Acciones" donde se encuentra la opción de "Agregar usuarios":
Podrás agregar usuarios de forma individual, eligiendo a las personas que quieres compartirles la encuesta del listado de colaboradores:
También podrás agregar usuarios masivamente. Al seleccionar esta opción, podrás revisar las instrucciones antes de descargar el template (planilla excel) en donde cargaras a los usuarios.
Debes seleccionar "Descargar Template" y abrir la planilla Excel.
En la pestaña "Compartir" debes ingresar los Rut de los empleados, el tipo de permiso y elegir si tendrán limitación en la visualización
Puedes utilizar la pestaña "Tipos de permisos" como apoyo para ingresar correctamente el tipo de permiso en la columna B de la hoja "Compartir"
En la columna "Mostrar solo algunas áreas", columna C, debes ingresar "Si" o "No". En caso de Si, debes especificar el ID del área que podrá visualizar el usuario en la columna D. Para conocer el Id del área puedes apoyarte con la pestaña "Id áreas o grupos".
Una vez que hayas completado la hoja "Compartir" deberás guardar y subir a Buk en el botón "Seleccionar archivo"
Tipos de permisos:
Cuando se comparte un proceso se puede elegir permiso de modificación y permiso de lectura. A continuación se detallarán ambas opciones en las diferentes etapas del proceso.
En Configuración
- Lectura:
El usuario al cual se le comparte sólo podrá ver los participantes y ver el formulario, es decir, tendrá acceso a la siguiente visual:
- Modificación:
El usuario al cual se le comparte podrá Comenzar la encuesta, ver el formulario y editar la configuración, es decir, podrá realizar las veces de un administrador dentro de la encuesta.
Encuesta en proceso
Se puede compartir una encuesta en proceso limitando las áreas que se mostrarán. Esto significa que el usuario al cual se le comparte sólo verá la información correspondiente a las áreas que se le comparten. En caso que se comparta una división (nivel 1), se podrá acceder a la división, los departamentos que contiene y las áreas de cada uno de los departamentos, es decir, toda la rama que se desprende de esa división.
- Lectura:
El usuario al cual se le comparte podrá descargar los datos de la participación y ver el formulario.
- Modificación:
El usuario al cual se le comparte podrá descargar datos, ver formulario, enviar recordatorios, agregar participantes y ejecutar la acción borrar respuestas y reenviar formulario.
Encuesta finalizada
Al igual que en la encuesta en proceso, es posible compartir limitando qué área se quiere compartir. Cabe destacar que si la encuesta fue compartida en una etapa anterior, el permiso se mantiene a lo largo del proceso.
- Lectura:
El usuario al que se le comparte puede ver los resultados de acuerdo al permiso otorgado. En caso que se comparta sólo un área se verán los resultados acotados en todas las pestañas y en la descarga de datos. - Modificación:
El usuario al que se le comparte con modificación podrá personalizar la escala del heatmap en la pestaña avanzados.
Consideraciones finales
- Dado que el permiso se da sobre un proceso, el usuario al cual se le comparte no puede utilizar la función comparar encuestas.
- El usuario al cual se le comparte no tiene permiso para volver a compartir independiente a que se le haya dado permiso de modificación.
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas
- Módulos: Encuestas
Palabras Claves:
Compartir proceso, encuesta de clima, administrador, usuarios, plataforma, participación, resultados, agregar usuarios, permisos, lectura, modificación
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