En esta guía te enseñaremos a conformar la estructura organizacional de tu empresa en la plataforma Buk, permitiéndote registrar y ordenar las diferentes divisiones, áreas y subáreas de tu organización. Establecer esta estructura de manera correcta es fundamental para lograr una óptima vinculación entre las áreas de trabajo y otros módulos del sistema, tales como la asignación de cargos y el correcto seguimiento de las fichas de los colaboradores.
A lo largo de este procedimiento aprenderás cómo personalizar las denominaciones de tus niveles organizacionales, cómo realizar la creación manual e individual de cada nivel y de qué manera efectuar una carga masiva mediante planillas de importación. Con esto, asegurarás la integridad de los datos de tu empresa y el cumplimiento de las normativas de gestión de personas.
Consideraciones iniciales y nomenclatura
Antes de comenzar a crear tus unidades organizacionales, es muy importante comprender cómo se compone la estructura básica dentro de Buk. El sistema maneja de forma predeterminada 3 niveles de división:
Primer Nivel: División o empresa.
Segundo Nivel: Áreas de la empresa (se encuentran dentro de una División).
Tercer Nivel: Subáreas (componen y forman parte de cada Área).
Es obligatorio que la estructura organizacional siempre incluya como mínimo tres niveles. En caso de que tu empresa no trabaje internamente con subáreas, simplemente debes repetir el nombre del área en el tercer nivel.
Configuración previa: Personalización de los nombres de cada nivel
Si lo deseas, la plataforma te permite personalizar los nombres de cada uno de los niveles organizacionales para que se adapten al vocabulario interno de tu empresa.
RUTA:
Administración (⚙️) → Parámetros Generales → Sección "Organización"
Para realizar esta personalización, sigue estos pasos:
Paso 1: Para comenzar, dirígete al menú de administración haciendo clic en el ícono de engranaje (⚙️). Una vez allí, selecciona la opción Parámetros Generales y ubica la sección dedicada a Organización.
Paso 2: En esta sección visualizarás los tres niveles organizacionales del sistema:
Primer Nivel Organizacional
Segundo Nivel Organizacional
Tercer Nivel Organizacional
Escribe el nombre personalizado que prefieras asignar a cada uno de ellos según la nomenclatura de tu empresa.
Paso 3: Una vez definidos los nombres de tus niveles organizacionales, asegúrate de hacer clic en el botón Guardar para que los cambios queden aplicados correctamente en toda la plataforma.
Paso a paso
Opción 1: Proceso de creación individual en la plataforma
Para conformar tu estructura organizacional de forma manual y paso a paso, sigue estas instrucciones de manera secuencial:
Paso 1: Accede a la sección de Áreas y crea la División (Primer Nivel)
Para iniciar con la creación de la estructura, primero debes registrar el nivel superior o División.
RUTA: Administrativo → Organización → Áreas
Una vez dentro de la sección Áreas, podrás visualizar el mapa general de tu estructura organizacional. Ubica y presiona el botón "Crear División o empresa". El sistema desplegará un campo para que definas el nombre de esta división. Al completar el nombre y presionar el botón "Guardar", verás que automáticamente se habrá creado el primer nivel de tu organización.
Paso 2: Crea las Áreas pertenecientes a la División (Segundo Nivel)
Una vez creada la División, debes incorporar las Áreas que formarán parte de ella. Para ello, haz clic directamente sobre el nombre de la División que acabas de generar.
En este punto, dirígete a la sección "Editar" y selecciona la opción "Crear Centro de costos o áreas". El sistema te mostrará una casilla para que completes el nombre del área correspondiente. Una vez ingresado el texto, presiona el botón "Guardar" y verás cómo el segundo nivel queda vinculado dentro de tu división.
Paso 3: Crea las Subáreas y asocia sus Cargos correspondientes (Tercer Nivel)
Después de haber completado la creación del área, el siguiente paso es registrar sus subáreas. Para hacerlo, haz clic en el nombre del Área que configuraste en el paso anterior.
Dentro de la sección "Editar", selecciona la opción "Crear Sub-Área" e ingresa la información requerida en la casilla del formulario. Al finalizar, recuerda presionar el botón "Guardar".
IMPORTANTE: Al momento de crear o configurar una nueva Sub-Área, debes asociar inmediatamente los cargos que le corresponden. Esta acción es indispensable para resguardar la integridad de los datos, ya que si un colaborador es traspasado posteriormente a una subárea que no posee su cargo vinculado, el sistema no reconocerá la nueva ubicación y no desplegará la opción para seleccionar dicha subárea.
Opción 2: Proceso de creación masiva (vía Importador)
Si prefieres construir la estructura de tu empresa utilizando una planilla ejecutable para procesar múltiples niveles al mismo tiempo, sigue este procedimiento:
Paso 1: Accede a la sección de Importadores
Para comenzar el proceso masivo, navega hasta el menú de información para ubicar la herramienta de carga.
RUTA: Información → Importadores → Importadores
Una vez posicionado en este panel, busca y selecciona el importador denominado "Áreas (importador/implementador)".
Paso 2: Revisa las instrucciones, descarga la plantilla y completa los datos
En esta pantalla, el sistema te presentará un listado detallado con las instrucciones de carga. Descarga el template o plantilla de trabajo en tu equipo y completa la información requerida para cada división, área y subárea de tu organización.
Paso 3: Sube la planilla a la plataforma y confirma los cambios
Una vez completado el archivo con los datos de tu empresa, regresa a la plataforma y presiona el botón "Seleccionar Archivo" para adjuntar la planilla. Haz clic en subir para procesar la información.
Paso 4: Verifica la estructura cargada
Si el archivo fue procesado e importado de manera exitosa, tu estructura estará lista para usarse. Puedes revisar el resultado visual de tu mapa organizacional dirigiéndote a:
RUTA: Administrativo → Organización → Áreas
Allí constatarás que todos los niveles importados desde el archivo se desplegarán ordenadamente en pantalla.
Resultado esperado
Si llevaste a cabo el procedimiento de manera correcta, habrás establecido una estructura organizacional sólida y coherente con tres niveles jerárquicos (División, Área y Subárea) perfectamente integrados en la plataforma. Esto te permitirá asociar correctamente a los colaboradores, asignar los cargos adecuados y garantizar una correcta gestión de las informaciones y reportes en los distintos módulos del sistema.
Consideraciones adicionales
a) Información para Chile: En caso de operar en Chile, es de vital importancia que al configurar cada Sub-Área incluyas de forma precisa la información correspondiente a la Comuna y Ciudad. Este requisito es indispensable para que la generación y carga del Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE) pueda subirse correctamente y sin errores a la Dirección del Trabajo (DT).
b) Asesoría legal y de RR.HH.: La información y funcionalidad provista por Buk en este apartado garantiza el cumplimiento de los estándares normativos aplicables en la gestión de personas; sin embargo, no reemplaza la asesoría formal en materias legales o de recursos humanos. Si tienes dudas específicas sobre cómo estructurar organizacionalmente tu empresa, se recomienda acudir a las instancias de consultoría especializada.