En este artículo encontrarás cómo crear objetivos en la Biblioteca y cómo asignarlos a los colaboradores, ya sea de forma individual (desde la ficha del colaborador o desde la sección de Objetivos) o de forma masiva mediante plantillas de Excel. Con el nuevo modelo, los objetivos se crean primero de forma centralizada en la Biblioteca de Objetivos y luego se asignan a las personas.

Permisos y accesos:

El acceso a la sección de Objetivos y las acciones disponibles dependen del perfil de cada usuario y de los permisos configurados en tu organización. A grandes rasgos: 

Consideraciones sobre el artículo

En este artículo nos referimos a los "Objetivos" como las metas que los colaboradores deben alcanzar. El nombre de los “Objetivos” puede variar según la configuración de tu organización (por ejemplo, "Metas"). Para efectos de este artículo usaremos el término "Objetivos" de forma consistente.

Creación de un objetivo en la Biblioteca de Objetivos

Antes de asignar un objetivo a los colaboradores, este debe existir en la Biblioteca de Objetivos. Para crearlo, dirígete a Desarrollo Organizacional > Talento > Objetivos y entra a la pestaña "Biblioteca de Objetivos". Haz clic en "Crear Objetivo" y completa los siguientes campos:

• Nombre: el título del objetivo (obligatorio).
• Descripción: la explicación de qué se espera lograr.
• Categoría: la clasificación del objetivo (obligatoria).
• Estado de visibilidad: define la disponibilidad del objetivo:
  • Visible: todos podrán verlo y asignarlo.
  • Privado: sólo será visible para su creador, quien podrá asignarlo.
  • No visible: funcionará como borrador y no estará disponible para asignar.

Un objetivo en estado “No visible” no aparecerá al momento de realizar una asignación, pero conservará su historial y las asignaciones existentes.

La visibilidad del objetivo también estará condicionada por el límite de área del creador. Si el creador tiene un área restringida, solo las personas que pertenezcan a esa misma área podrán verlo y asignarlo.

Una vez creado, el objetivo queda disponible para asignarse tanto de forma individual como masiva. Además, quedará registrado el autor del objetivo.

Asignación individual de objetivos a los colaboradores

Una vez creado el objetivo en la Biblioteca, puedes asignarlo a los colaboradores de dos formas: desde la ficha del colaborador o desde la sección de Objetivos.

Desde la ficha del colaborador

Accede a la ficha del colaborador utilizando el buscador. Una vez dentro, dirígete a la sección "Talento" y selecciona la pestaña "Objetivos". Luego, elige el período correspondiente desde el selector de periodos. Podrás revisar los objetivos asignados en periodos anteriores y gestionar los del periodo actual (siempre que esté abierto).

Para asignar un objetivo, haz clic en el botón "Asignar objetivo". Se abrirá una ventana donde deberás completar los siguientes campos:

• Objetivo: selecciona el objetivo desde la Biblioteca (obligatorio). El nombre y la categoría se toman del objetivo base, por lo que no se escribe manualmente.
• Periodo: selecciona el periodo del objetivo.
• Resultado esperado: define la meta que se desea alcanzar.
• Indicador: especifica los indicadores que se utilizarán para medir el progreso.
• Fecha de término: establece una fecha de finalización como referencia.
• Peso: indica la importancia relativa del objetivo dentro de la categoría seleccionada; recuerda que la suma de los pesos en una categoría debe ser 100%.
• Escala de Avance: para determinar la metodología de cálculo de la escala.
• Avance: puedes registrar el progreso hacia el logro del objetivo; puedes dejarlo en blanco al crearlo y actualizarlo durante el período según sea necesario.

Además, podrás configurar las siguientes opciones:

• Notificar objetivo al colaborador: se enviará automáticamente un correo al colaborador al asignarle el objetivo.
• Permitir al empleado editar su avance: los colaboradores podrán modificar y actualizar su progreso directamente desde su ficha.
• Activar el objetivo: es importante activar los objetivos para que puedan ser incluidos y medidos en una evaluación de desempeño.

Desde la sección de Objetivos

También puedes asignar objetivos sin entrar a la ficha de cada persona. Dirígete a Desarrollo Organizacional > Talento > Objetivos y entra a la pestaña "Colaboradores". En la vista de "Periodos abiertos", haz clic en "Asignar Objetivo" y completa el mismo formulario descrito arriba, seleccionando el objetivo desde la Biblioteca.

Asignación de Pesos de Categorías

Una vez asignados los objetivos dentro de las distintas categorías, puedes asignar pesos a cada una para calcular el gráfico de progreso acumulado y utilizarlos en tus evaluaciones. Para esto, dirígete a la sección "Objetivos" dentro de la ficha del colaborador y haz clic en "Peso de categorías". 

Se abrirá una ventana donde podrás modificar los pesos asignados a las distintas categorías de objetivos, recordando que el total debe sumar 100%.

Importador masivo de objetivos

La carga masiva de objetivos tiene 2 modalidades:

1. Carga completa: Esta modalidad se utiliza cuando deseas cargar el set completo de objetivos de un período. En este caso, la suma de los pesos de los objetivos de cada colaborador, por categoría, debe ser obligatoriamente 100%.
2. Carga parcial: Esta modalidad permite agregar objetivos de forma puntual, sin necesidad de cargar el total de objetivos del período. Al utilizar esta opción, no se validará que la suma de los pesos complete el 100%; sin embargo, sí se validará que la suma de los pesos no supere el 100%.

Puedes importar objetivos de forma masiva utilizando plantillas Excel. Para acceder a esta opción, dirígete al módulo "Reportería", selecciona la sección "Importadores" y luego nuevamente en "Importadores". Dentro de las categorías disponibles, elige "Talento" y luego "Objetivos (Importador)".

Al ingresar al importador, verás una tabla con el Historial de cargas realizadas, donde cada fila representa una carga distinta. Desde esta vista podrás descargar los archivos que subiste en ocasiones anteriores o gestionar una nueva carga.

• Si deseas reutilizar un archivo de una carga anterior para una nueva carga masiva, puedes copiar los datos relevantes, actualizar el campo 'Periodo' (si es necesario) y asegurarte de que los campos obligatorios coincidan con la configuración actual de la plantilla antes de volver a cargarlo. 

Para comenzar una nueva carga, haz clic en "Iniciar Proceso". Este botón abrirá una ventana donde están las instrucciones a seguir para la carga de objetivos. 

En la ventana del importador, selecciona el período en el que deseas ingresar los objetivos.

Por defecto, el sistema considera la carga completa de objetivos. Si deseas realizar una carga parcial, deberás seleccionar el checkbox “Carga parcial objetivos”. En caso de no marcar esta opción, el sistema asumirá que deseas realizar una carga completa.

Luego, debes descargar la plantilla de Excel desde el botón "Descargar plantilla".

La plantilla Excel descargada contiene tres hojas. Los campos con asterisco * son obligatorios.

Instrucciones (Hoja 1)

Incluye explicaciones detalladas sobre cómo completar cada hoja. Está organizada por color:

• Celeste para la hoja “Cargar Objetivos”.
• Gris para la hoja “Configurar Peso Categorías”.

Cargar Metas (Hoja 2) 

En esta hoja se ingresan los objetivos. Los campos a completar son:

• Número de Documento*: Ingresa el Número de Documento del Empleado respetando el formato correcto y sin espacios antes ni después.
  • Ejemplos de formato: 12.345.678-9; 12345678-9; 123456789.
• Código de Ficha*: Ingresa el código de ficha del colaborador. Puedes dejar este campo en blanco si el colaborador solo tiene una ficha en la plataforma. Para obtener este dato de forma individual, debes ingresar a la ficha del colaborador y verificar el código (generalmente F1, F2, etc.) que aparece en la parte superior derecha de su perfil. Si necesitas obtener esta información de manera masiva para varios trabajadores a la vez, puedes hacerlo desde la sección de Exportadores, utilizando el reporte o plantilla llamada "Maestro de Empleados".
• Categoría*: Escribe el nombre de la Categoría de Objetivo exactamente como está escrito en los ejemplos.
• Descripción*: Escribe el nombre de Objetivo
• Observaciones: Define el indicador de Objetivo (Ej: Tasa de Cierres por PM mayor a 40 anual Sobresaliente: >40 
• Meta: Define la Meta a lograr (Ej: 40)
• Avance: Rango entre 0 y 100
• Escala: Escribe el nombre de la Escala de avance. Si no tienes escalas definidas, se utilizará la escala simple.
• Fecha de término: El formato de la fecha es DD-MM-AAAA Ej: 30-01-2025
• Peso*: Rango entre 0 y 100
• Aprobado: Escribe Si o No
• Activo: Escribe Si o No
• Permitir al Empleado editar su avance: Escribe Si o No.
• Notificar al crear Objetivo: Escribe Sí o No. Indica si deseas que tanto el colaborador como su supervisor reciban una notificación por correo cuando se le asigne un nuevo objetivo al colaborador.

Después de esta última columna, pueden aparecer atributos personalizados si la empresa los ha configurado. Estos campos adicionales dependerán de cada configuración específica.

Configurar Peso Categorías (Hoja 3)

Acá se asignan los pesos a las categorías. Esta contiene los siguientes campos a completar:

• Número de Documento*: Ingresa el Número de Documento del Empleado respetando el formato correcto y sin espacios antes ni después.
• Código de Ficha*: Código de ficha del Empleado.
• Categoría: Escribe el nombre de la Categoría de Objetivo.
• Peso de categoría: Rango entre 0 y 100

Ten en cuenta que algunos campos tienen opciones predeterminadas según la configuración de tu plataforma. Por ejemplo, en nuestro caso, el campo "Categoría" muestra opciones como Tecnología, Producto, Ownership, Equipo, Liderazgo o Proceso. Sin embargo, estas son solo ejemplos y pueden variar según la configuración de cada cliente. Para más detalles, consulta la hoja de instrucciones. A continuación se muestra una imagen de ejemplo:

👀Importante: No cambies los nombres de las hojas.

Una vez completadas ambas hojas con la información de los objetivos, vuelve a la plataforma y haz clic en "Subir Plantilla" para cargar el archivo Excel y completar el proceso de importación.

Sobrescribir objetivos:

Si necesitas reemplazar los objetivos ya existentes en un periodo por nuevos objetivos, primero selecciona el periodo que deseas actualizar y luego marca la opción “Sobrescribir objetivos”. A continuación, descarga la plantilla, edítala eliminando, modificando o agregando los objetivos que necesites y guarda los cambios. En la plantilla descargada aparecerán todos los objetivos que ya se encuentran cargados en la plataforma para cada colaborador. 

Además, puedes marcar ambas opciones a la vez "Permitir carga parcial" y "Sobrescribir objetivos". En este caso, solo se reemplazarán los objetivos de los colaboradores incluidos en la plantilla, sin afectar los otros objetivos, y no se validará que los pesos sumen 100%. 

• Por ejemplo, si el archivo contiene únicamente un número de documento, solo se sobrescribirán los objetivos de ese colaborador.

Finalmente, vuelve a la plataforma y sube la plantilla recién completada utilizando el botón “Subir plantilla” para completar el proceso.

Revisión de la carga masiva de objetivos:

Después de subir el archivo, volverás al historial de cargas, donde podrás verificar el estado de cada carga, ya sea exitosa o con errores. Es importante tener en cuenta que un estado "error" no necesariamente significa que todo el documento esté incorrecto; puede deberse a una o más filas con problemas específicos.

Para revisar los errores, simplemente haz clic en el botón de descarga correspondiente a la carga que deseas examinar. Esto descargará una nueva versión del archivo, en la que las filas con errores estarán marcadas en rojo. En cada una de estas filas, la última columna indicará el motivo del error, aunque solo se mostrará el primer error detectado por fila.

Puedes corregir los errores directamente en esa plantilla o en la original, asegurándote de eliminarlos antes de volver a subirla. Es posible subir el mismo archivo nuevamente después de realizar las correcciones necesarias.

Una vez que la carga haya sido exitosa, podrás visualizar los objetivos desde la ficha del colaborador o desde el módulo de Objetivos.

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