Integración Buk NetSuite – Peru

Objetivo:
El objetivo de este artículo es proporcionar instrucciones detalladas sobre la integración que realizó Buk con la plataforma de NetSuite.

El artículo guía al usuario para comprender qué abarca la integración, qué información viaja, cómo es el flujo para solicitar la integración, quienes pueden solicitar la integración, requerimientos del cliente. quién se encarga de dejarla operativa, cuál es el plazo, y qué información necesita compartir el cliente a Buk. Por otro lado, se detalla cómo obtener los token necesarios para habilitar la integración.

Alcance / Limitaciones:

Esta guía establece una base robusta para facilitar la integración entre Buk y NetSuite. No obstante, para lograr una integración efectiva, los usuarios deben cumplir con ciertos requisitos esenciales. Entre estos, es fundamental contar con la API de NetSuite (no es necesario tener la API de Buk), el módulo de remuneraciones dentro de sus contrataciones modulares de Buk, tener claridad sobre la infraestructura contable qué utilizarán en NetSuite (acá es NetSuite o el partner de NetSuite quien debe apoyar al cliente con esta información), contar con la versión Standard y Premium de Netsuite que tienen ambiente de prueba / sandbox (hoy no cubrimos la versión Starter de Netsuite) y obtener el access token dentro de NetSuite para compartirlo con Buk (en este artículo les facilitamos un paso a paso para saber hacerlo). Es la misma integración para todos los clientes, pero Buk personaliza la integración según la infraestructura contable que lleva el cliente.

Contamos con una suite app verificada por NetSuite. Esta integración sirve para México, Colombia, Perú y Chile. Los clientes de Buk que quieran integrar su plataforma con NetSuite, podrán solicitar esta integración directamente con Buk, sin un costo adicional. No necesitan a un tercero para generar el desarrollo, ya que la integración ya se hizo en Buk.

Esta integración toma líneas de liquidación de Buk y las transforma en journal entries para NetSuite. Viajan varias líneas y en NetSuite se genera el asiento contable. El envío es unidireccional (desde Buk a NetSuite) y solo abarca journal entries. Por ahora, la integración no abarca la sincronización de la nómina, por lo tanto, las nóminas se deben actualizar en Buk y en NetSuite por separado.

No se genera ni se envía ningún documento. De todas formas el cliente puede descargar su centralización contable en Buk si es que lo necesita. Se hace por un protocolo por API Rest (desde Buk a NetSuite), es decir, Buk envía la información a la API de NetSuite (no se utiliza la API de Buk). En Buk se desencadena un job que genera un post en la API de NetSuite, pero sin usar un endpoint de la API pública de Buk. Esta integración permite que el envío de información sea automática desde Buk a NetSuite (ya no es necesario descargar ningún archivo de Buk para subirlo a NetSuite), pero NetSuite y Buk siguen siendo plataformas separadas y los procesos comerciales e implementación de ambos sistemas se llevan por separado.

Protocolo de seguridad: Nos certificamos con OAuth 1.0 y la integración se basa en TBA (token based authentication).

Definiciones:

NetSuite: Es un software de gestión empresarial en la nube. Ayuda a las empresas a gestionar procesos empresariales en un solo sistema integrado, que abarca planificación de recursos empresariales (ERP) tales como: finanzas, relación con clientes (CRM) y business intelligence (BI).
API Key: Es una llave que autoriza al software de NetSuite a comunicarse con Buk para poder recolectar información.
Access Token: Para hacer la conexión de Buk y NetSuite, se necesitan dos token:
1. Integration Record: está embebida en la SuiteApp, por lo tanto, el cliente no debe hacer nada al respecto.
2. Access Token: lo proporciona el cliente a Buk y se obtiene en NetSuite (leer el paso a paso adjunto en el artículo, para aprender a obtener el token).
Access Token: Para hacer la conexión de Buk y NetSuite, se necesitan dos token:
1. Integration Record: está embebida en la SuiteApp, por lo tanto, el cliente no debe hacer nada al respecto.
2. Access Token: los proporciona el cliente a Buk y se obtienen en NetSuite (Consumer Key/Client ID, Consumer secret/Client Secret, Token ID y Token Secret). Acá te dejamos el paso a paso para obtener el token. (dejar un botón que lleve a un pdf con el paso a paso que está listo). Adicional el cliente debe entregar a Buk el REALM, que es una URL que se obtiene dentro de NetSuite.

Además es importante que te vayas preparando para el siguiente paso y tengas lista la siguiente información la cual se encuentra en tu Netsuite:

ID Interno (Empleado)
ID vendors (Empleado)
Tercero NetSuite (Nombre Empleado o Nombre Entidad)
ID Cuentas Contables
ID Centro Costos
ID Externo (Nombre documento contable o tipos de documentos) (editado)
ID Proveedor (Entidades)

Proceso en Plataforma:

A. Si es cliente nuevo de Buk y está implementando:

Debe solicitar la integración a su jefe de proyectos. Para integrar ambos sistemas, el cliente debe contar con la API de NetSuite, tener claridad sobre la infraestructura contable que llevará en NetSuite, contar con la versión standard o premium de NetSuite (hoy no cubrimos la versión Starter de Netsuite) y tener el Access Token que se obtiene desde NetSuite (ver paso a paso adjunto para saber cómo obtener el token dentro de NetSuite).

El proceso se divide en dos etapas:

En el primer mes, el jefe de proyectos de Buk realiza una fase de levantamiento de información con el cliente, para preguntarle sobre su estructura contable y pedirle el token de NetSuite. Con esa información, el jefe de proyectos en el primer mes hace la carga a través del archivo plano csv para validar que esté todo bien cargado.
En el segundo mes, el Jefe de proyectos levanta un ticket al equipo de integraciones Buk, quienes apoyarán al cliente para dejar operativa la integración con NetSuite en el plazo de 1 mes.

B. Si es cliente de Buk y ya implementó Buk:

Debe solicitar la integración a SAC (Servicio de Atención al Cliente) levantando una solicitud. Para integrar ambos sistemas, el cliente debe contar con la API de NetSuite, tener claridad sobre la infraestructura contable que llevará en NetSuite, contar con la versión standard o premium de NetSuite (hoy no cubrimos la versión Starter de Netsuite) y tener el Access Token que se obtiene desde NetSuite (ver paso a paso adjunto para saber cómo obtener el token dentro de NetSuite).

El proceso se divide en dos etapas:

En el primer mes, SAC junto al equipo de proyectos Buk realizan una fase de levantamiento de información con el cliente, para preguntarle sobre su estructura contable y para pedirle el token de NetSuite (ver paso a paso adjunto para saber cómo obtener el token dentro de NetSuite). Con esa información, el equipo de proyectos en el primer mes hace la carga a través del archivo plano csv para validar que esté todo bien cargado.
En el segundo mes, SAC levanta un ticket a integraciones Buk, quienes apoyarán al cliente para dejar operativa la integración con NetSuite en el plazo de 1 mes.

Importante: En ambos casos A y B, el proceso dura al menos dos meses. Considerar que si existen retrasos en cualquier parte del proceso (en la entrega de información por parte del cliente o inconsistencias), el proceso puede tomar más tiempo

Importante: Una vez lista la integración: si el cliente realiza cualquier cambio en su estructura contable (no datos), es responsabilidad del cliente avisar a su jefe de proyectos o Servicio de atención al cliente Buk para que ellos levanten un ticket a integraciones Buk y puedan dejar adecuado ese cambio de estructura en la integración

Consideraciones por País: Aplica para Chile, México, Colombia y Perú.

Módulos Requeridos:

Base: Gestión de personas escencial
Módulos: Remuneraciones
Otros: API de NetSuite.

Palabras Claves:

NetSuite, Integración, API, ERP, centralización contable, asientos contables, remuneraciones.