¡Ahora podrás asignar como firmante a cualquier persona de tu empresa! ya no tiene que ser exclusivamente el representante legal. Adicionalmente, podrás notificar masivamente a todos los firmantes, ¡tal como lo hacías para los colaboradores!
¿Cómo asignar firmantes distintos a representantes legales?. ¿Y cómo notificarlos?. ¡Aquí te contaremos el paso a paso de cómo debes hacerlo!.
Plantillas
Primero, debes crear nuevas plantillas o editar antiguas y asignar los firmantes que desees, marcando las cajas que correspondan. La plantilla puede requerir máximo 2 firmantes distintos al colaborador, por lo que una plantilla como máximo puede tener 3 firmantes (1 colaborador y 2 firmantes distintos a colaborador). Las opciones de firmantes son:
- Colaborador
- Supervisor del colaborador
- Representante legal
- Otro usuario
Elección del representante legal
Si la plantilla que has creado o editado, requiere un firmante tipo “Representante legal”, entonces cuando generes un documento deberás asignar a la persona correspondiente a la empresa del colaborador:
¿Puedo subir documentos con este nuevo modelo de firmantes? ¡Sí! Te explicamos cómo:
Puedes subir documentos con firmantes distintos al representante legal tanto desde la ficha del colaborador, desde el importador de documentos masivos e incluso desde la API.
Desde la ficha: Solo debes ir a la sección de “Documentos” dentro de la ficha del colaborador y seleccionar “Subir archivo”. Luego de seleccionar el documento a subir, debes seleccionar tu nueva configuración de firmantes:
Desde el importador masivo de documentos: Al momento de seleccionar los documentos que deseas importar, deberás seleccionar tu configuración de firmantes como lo hemos visto anteriormente. Finalmente, en caso de que elijas representante legal, deberás elegir a dichos representantes para cada empresa que corresponda.
Desde la API: En el POST del Endpoint de Documentos deberás seleccionar si el documento requiere firma del colaborador, del representante legal o de algún otro usuario. Para agregar un firmante distinto al representante legal, deberás ingresar el ID de la persona en el parámetro “Signees” en formato array. En este mismo parámetro podrías agregar el ID de un representante legal y así no marcar el parámetro de “signable_by_legal_agent”.¡Ojo! Si asignas a algún firmante dentro del parámetro ”signees[]”, se borrará la configuración de los parámetros “signable_by_legal_agent” y ”signable_by_second_legal_agent”.
Ahora que ya generaste documentos con firmantes, ¡te mostramos cómo notificarlos!
Cuando ya tengas documentos creados y con firmantes asignados, podrás notificarlos masivamente. Para eso debes ir al index de documentos y seleccionar todos los documentos creados. Luego en el botón de acciones podrás elegir notificar a los empleados y a los firmantes correspondientes
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