Objetivo:
El objetivo de este artículo es proporcionar una guía detallada sobre cómo crear y configurar encuestas flexibles para recopilar la opinión y percepción de los colaboradores sobre diversas temáticas. Se describe cómo crear una Encuesta Libre desde cero o utilizando plantillas predefinidas, así como la personalización de las preguntas y la configuración de notificaciones. Además, se detallan los pasos para agregar participantes manualmente o de manera masiva.
Alcance / Limitaciones:
Este artículo está dirigido a usuarios administradores y gestores de Encuestas que utilizan la plataforma para realizar y gestionar encuestas libres. El alcance incluye la creación del formulario y la carga de participantes de la encuesta tanto a nivel individual como masivo, proporcionando una comprensión detallada de cómo configurar encuestas libres.
Proceso en Plataforma Individual:
Puedes crear y configurar encuestas flexibles para conocer la opinión y percepción de tus colaboradores respecto a cualquier temática. Lleva el seguimiento y análisis a nivel general y por áreas. En caso de necesitarlo, también puedes aplicar criterio de confidencialidad.
Para crear una Encuesta Libre, debes dirigirte a "Cultura" en el menú lateral y en "Encuestas" seleccionar "Libre" y hacer clic en "Crear"
Puedes iniciar una encuesta de varias maneras: crear una desde cero, replicar una encuesta anterior o utilizar las plantillas de Buk. Estas incluyen 10 encuestas relevantes para empresas. Tendrás la flexibilidad de editar, eliminar o agregar preguntas según tus necesidades.
Encontrarás 10 plantillas de encuestas libres:
- Onboarding
- Salida
- Evaluación del área
- Percepción de seguridad laboral
- Estrés laboral
- Valorización de beneficios
- Teletrabajo
- Percepción inclusión y diversidad
- Comunicación
- Buzón de sugerencias
Para iniciar, asigna un nombre a tu encuesta y define las fechas de inicio y finalización como referencia. Recuerda que estas fechas son indicativas, ya que deberás iniciar y finalizar la encuesta manualmente.
También debes establecer las características de la encuesta:
- Encuesta Anónima: Al revisar las respuestas, no podrás identificar la identidad de los encuestados que las proporcionaron.
- Respuestas Recurrentes: Los colaboradores podrán responder la encuesta cada vez que sea necesario. Esta funcionalidad permite obtener retroalimentación continua en procesos recurrentes, como selección de personal y capacitaciones. Además, posibilita la creación de encuestas destinadas a funcionar como buzones de sugerencias e ideas, proporcionando así una herramienta versátil para la mejora constante.
Luego, debes configurar el formulario de preguntas que contestarán los participantes de la encuesta. Para agregar elementos debes hacer clic en "Agregar Elemento"
Para personalizar la encuesta, tendrás la opción de incluir títulos, párrafos, enlaces a videos de YouTube e imágenes.
Para agregar preguntas manualmente, selecciona "Nueva pregunta". Deberás definir el título de la pregunta y podrás añadir una descripción opcional. Además, podrás decidir si la respuesta es obligatoria, lo que significa que el colaborador deberá contestarla para enviar la encuesta. Después, tendrás que seleccionar el tipo de pregunta.
Tipos de preguntas:
- Párrafo: Este tipo de pregunta permite que los colaboradores respondan con un texto largo
- Respuesta corta: Permite que los participantes de la encuesta respondan con un texto corto de máximo 100 caracteres.
- Selección múltiple: Permite seleccionar más de una respuesta de un set de múltiples alternativas.
-
Selección única: Permite seleccionar solo una respuesta de un set de alternativas.
Al seleccionar estos tipos de preguntas, deberás definir las opciones, puedes agregar todas las opciones que necesites haciendo clic en el botón "Agregar"
- Escala lineal: Una pregunta de escala lineal permite seleccionar un valor numérico en una escala lineal. Puedes elegir si la escala comienza en 0 o 1, y el valor máximo puede ser hasta 10. Además, debes proporcionar nombres para los valores extremos de la escala.
- Importancia relativa: Las preguntas de importancia relativa requieren que los colaboradores ordenen ciertas opciones según su preferencia o importancia.
-
Preguntas condicionales: Esta característica permite una personalización más profunda de los formularios en base a las respuestas de los participantes. Al activarla, debes seleccionar la pregunta y la respuesta que deben cumplirse para que aparezca la pregunta condicional. En el listado, encontrarás las preguntas de selección única disponibles para utilizar, así como la respuesta que debe darse para que la pregunta condicional se muestre.
Cuando termines de agregar los elementos de tu encuesta deberás configurar las notificaciones y mensajes de la encuesta
Tipos de notificaciones:
- Mensaje de notificación inicio de encuesta: Redacta el la notificación que recibirán los colaboradores por correo, junto al enlace directo para contestar la encuesta
-
Mensaje de bienvenida: Es el texto que aparecerá al inicio del formulario
- Mensaje de salida: Es el mensaje que revisarán los colaboradores al enviar sus respuestas
- Mensaje de notificación fin de encuesta: Podrás redactar una notificación que recibirán los participantes por correo cuando finalices la encuesta para todos
Para finalizar la configuración de la encuesta debes hacer clic en "Guardar". Luego deberás agregar participantes a la encuesta, puedes hacerlo manualmente o masivamente.
Para agregar participantes manualmente, selecciona a los colaboradores que participarán en la encuesta y haz clic en "Agregar Selección". Luego, haz clic en "Guardar y Salir".
Para enviar la encuesta a los participantes debes hacer clic en "Comenzar Encuesta".
Proceso en Plataforma Masivo:
Para agregar preguntas de manera masiva, selecciona "Agregar elementos" y luego haz clic en "Importar preguntas".
Para proceder, haz clic en "Descargar template". Se descargará un archivo Excel que necesitarás completar con las preguntas que deseas cargar.
Debes completar la planilla Excel con las preguntas que deseas incluir en la pestaña "Carga_preguntas". Llena las columnas con el título de la pregunta, el tipo y las opciones de las respuestas, si es necesario. Puedes utilizar la pestaña "Tipos de pregunta" como referencia para completar la columna "Tipo". Una vez finalizado, carga el archivo haciendo clic en el botón "Seleccionar archivo".
Al finalizar la configuración de la encuesta podrás agregar participantes de forma masiva seleccionando "Agregar participantes" y haciendo clic en "Agregar masivamente".
Deberás hacer clic en "Descargar template" para descargar un archivo Excel que tendrás que completar con los RUT de los participantes. Una vez completado, carga el archivo haciendo clic en el botón "Seleccionar archivo".
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas
- Módulos: Encuestas
Palabras Claves:
Encuestas libres, respuestas recurrentes, preguntas condicionales, respuestas anónimas
También te puede interesar:
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención, ¡Felices te ayudamos!
