Neste artigo você encontrará o detalhe de como atribuir objetivos aos colaboradores, seja de forma individual a partir da ficha de cada pessoa ou através de uma carga massiva utilizando modelos Excel. Explicam-se os passos para cada opção, os campos necessários e como corrigir erros caso ocorram durante o processo. Além disso, aborda-se o uso do modificador massivo para atualizar objetivos já criados.

Alcance e Limitaciones:

A capacidade de carga de objetivos estará disponível para usuários com papéis administrativos, supervisores diretos e colaboradores, conforme as configurações previamente selecionadas. No entanto, é importante salientar que este artigo foca exclusivamente na carga de objetivos dirigida aos administradores do módulo.

Para poder carregar objetivos aos colaboradores de forma massiva e individual é necessário contar com um perfil administrador ou um perfil personalizado com permissões em empleados, objetivos e importadores.

Considerações sobre o artigo

Neste artigo nos referimos a “Objetivos” como as metas que os colaboradores devem alcançar. Sabemos que em outras plataformas é comum utilizar termos como “Metas”, e que em nossa plataforma o nome pode variar segundo a configuração de cada organização. No entanto, para efeitos deste artigo, utilizaremos o termo “Objetivos” de forma consistente para nos referir a este conceito.

Carga Individual de Objetivos

Para atribuir um objetivo individualmente, primeiro acesse a ficha do colaborador utilizando o buscador. Uma vez dentro, dirija-se à seção "Talento" e selecione a aba "Objetivos". Depois, escolha o período correspondente no seletor de períodos. Você poderá revisar os objetivos atribuídos em períodos anteriores e gerir os do período atual (desde que esteja aberto).

Para crear un nuevo objetivo, haz clic en el botón"Crear". Se abrirá una ventana donde deberás completar los siguientes campos:

• Nombre del objetivo: É obrigatório
• Periodo: Seleccionar el periodo de objetivo
• Meta: Define la meta que se desea alcanzar.
• Indicador: Especifica los indicadores que se utilizarán para medir el progreso del objetivo.
• Categoría: Ingresa la clasificación del objetivo (obligatorio).
• Fecha de término: Establece una fecha de finalización del objetivo como referencia.
• Peso: Indica la importancia relativa del objetivo dentro de la categoría seleccionada; recuerda que la suma de los pesos en una categoría debe ser 100%.
• Escala de Avance: Para determinar la metodología de cálculo de la escala.
• Avance de cumplimiento: Desde este campo, puedes registrar el progreso realizado hacia el logro del objetivo; puedes dejarlo en blanco al crearlo y actualizarlo durante el período según sea necesario.

Además, podrás configurar las siguientes opciones:

• Notificar objetivo al colaborador: Se enviará automáticamente un correo electrónico al colaborador al crear el objetivo para informarle sobre su asignación.
• Permitir al empleado editar su avance: Los colaboradores tendrán la capacidad de modificar y actualizar su progreso hacia el logro del objetivo directamente desde su ficha.
• Activar el objetivo: Es importante activar los objetivos para que puedan ser incluidos y medidos en una evaluación de desempeño

Asignación de Pesos de Categorías

Una vez creados los objetivos dentro de las distintas categorías, puedes asignar pesos a cada una para calcular el gráfico de progreso acumulado. Para esto, dirígete a la sección "Objetivos" dentro de la ficha del colaborador y haz clic en "Peso de categorías".

Se abrirá una ventana donde podrás modificar los pesos asignados a las distintas categorías de objetivos, recordando que el total debe sumar 100%.

Carga Masiva de Objetivos:

La carga masiva de objetivos tiene 2 modalidades:

1. Carga completa: Esta modalidad se utiliza cuando deseas cargar el set completo de objetivos de un período. En este caso, lasuma de los pesosde los objetivos de cada colaborador, por categoría, debe ser obligatoriamente100%.
2. Carga parcial:Esta modalidad permite agregar objetivos de forma puntual, sin necesidad de cargar el total de objetivos del período. Al utilizar esta opción,no se validará que la suma de los pesos complete el 100%; sin embargo, sí se validará que la suma de los pesos no supere el 100%.

Puedes importar objetivos de forma masiva utilizando plantillas Excel. Para acceder a esta opción, dirígete al módulo"Información", selecciona la sección"Importadores"y luego nuevamente en"Importadores". Dentro de las categorías disponibles, elige"Talento"y luego"Objetivos (Importador)".

Al ingresar al importador, verás una tabla con elHistorial de cargasrealizadas, donde cada fila representa una carga distinta. Desde esta vista podrás descargar los archivos que subiste en ocasiones anteriores o gestionar una nueva carga.

• Si deseas reutilizar un archivo de una carga anterior para una nueva carga masiva, puedes copiar los datos relevantes, actualizar el campo 'Periodo' (si es necesario) y asegurarte de que los campos obligatorios coincidan con la configuración actual de la plantilla antes de volver a cargarlo.

Para comenzar una nueva carga, haz clic en"Iniciar Proceso". Este botón abrirá una ventana donde están las instrucciones a seguir para la carga de objetivos.

En la ventana del importador,selecciona el períodoen el que deseas ingresar los objetivos.

Por defecto, el sistema considera lacarga completa de objetivos. Si deseas realizar unacarga parcial, deberás seleccionar elcheckbox“Carga parcial objetivos”. En caso de no marcar esta opción, el sistema asumirá que deseas realizar una carga completa.

Luego, debes descargar la plantilla de Excel desde el botón"Descargar plantilla".

La plantilla Excel descargada contienetres hojas. Los campos con asterisco * son obligatorios.

Instrucciones (Hoja 1)

Incluye explicaciones detalladas sobre cómo completar cada hoja. Está organizada por color:

• Celeste para la hoja “Cargar Objetivos”.
• Gris para la hoja “Configurar Peso Categorías”.

Cargar Metas (Hoja 2) 

En esta hoja se ingresan los objetivos. Los campos a completar son:

• Número de Documento*:Ingresa el Número de Documento del Empleado respetando el formato correcto y sin espacios antes ni después.
• Código de Ficha*:Código de ficha del Empleado.
• Categoría*:Escribe el nombre de la Categoría de Objetivo exactamente como está escrito en los ejemplos
• Descripción*:Escribe el nombre de Objetivo
• Observaciones:Define el indicador de Objetivo (Ej: Tasa de Cierres por PM mayor a 40 anual Sobresaliente: >40
• Meta:Define la Meta a lograr (Ej: 40)
• Avance:Rango entre 0 y 100
• Escala:Escribe el nombre de la Escala de avance. Si no tienes escalas definidas, se utilizará la escala simple.
• Fecha de término:El formato de la fecha es DD-MM-AAAA Ej: 30-01-2025
• Peso*:Rango entre 0 y 100
• Aprobado: Escribe Si o No
• Activo:Escribe Si o No
• Permitir al Empleado editar su avance:Escribe Si o No.
• Notificar al crear Objetivo:Escribe Sí o No. Indica si deseas que tanto el colaborador como su supervisor reciban una notificación por correo cuando se le asigne un nuevo objetivo al colaborador.

Después de esta última columna, pueden aparecer atributos personalizados si la empresa los ha configurado. Estos campos adicionales dependerán de cada configuración específica.

Configurar Peso Categorías (Hoja 3)

Acá se asignan los pesos a las categorías. Esta contiene los siguientes campos a completar:

• Número de Documento*:Ingresa el Número de Documento del Empleado respetando el formato correcto y sin espacios antes ni después.
• Código de Ficha*:Código de ficha del Empleado.
• Categoría:Escribe el nombre de la Categoría de Objetivo.
• Peso de categoría:Rango entre 0 y 100

Ten en cuenta que algunos campos tienen opciones predeterminadas según la configuración de tu plataforma. Por ejemplo, en nuestro caso, el campo "Categoría" muestra opciones como Tecnología, Producto, Ownership, Equipo, Liderazgo o Proceso. Sin embargo, estasson solo ejemplosy pueden variar según la configuración de cada cliente. Para más detalles, consulta la hoja de instrucciones. A continuación se muestra una imagen de ejemplo:

👀Importante:No cambies los nombres de las hojas.

Una vez completadas ambas hojas con la información de los objetivos, vuelve a la plataforma y haz clic en"Subir Plantilla"para cargar el archivo Excel y completar el proceso de importación.

Sobrescribir objetivos:

Si necesitas reemplazar los objetivos ya existentes en un periodo por nuevos objetivos, primero selecciona elperiodoque deseas actualizar y luego marca la opción“Sobrescribir objetivos”. A continuación, descarga la plantilla, edítala eliminando, modificando o agregando los objetivos que necesites y guarda los cambios. En la plantilla descargada aparecerán todos los objetivos que ya se encuentran cargados en la plataforma para cada colaborador.

Además, puedesmarcar ambas opciones a la vez"Permitir carga parcial"y"Sobrescribir objetivos".En este caso,solose reemplazarán los objetivos de los colaboradores incluidos en la plantilla, sin afectar los otros objetivos, y no se validará que los pesos sumen 100%.

• Por ejemplo, si el archivo contiene únicamente un número de documento, solo se sobrescribirán los objetivos de ese colaborador.

Finalmente, vuelve a la plataforma y sube la plantilla recién completada utilizando el botón“Subir plantilla”para completar el proceso.

Revisión de la carga masiva de objetivos:

Después de subir el archivo, volverás al historial de cargas, donde podrás verificar el estado de cada carga, ya sea exitosa o con errores. Es importante tener en cuenta que un estado "error" no necesariamente significa que todo el documento esté incorrecto; puede deberse a una o más filas con problemas específicos.

Para revisar los errores, simplemente haz clic en el botón de descarga correspondiente a la carga que deseas examinar. Esto descargará una nueva versión del archivo, en la que las filas con errores estarán marcadas en rojo. En cada una de estas filas, la última columna indicará el motivo del error, aunque solo se mostrará el primer error detectado por fila.

Puedes corregir los errores directamente en esa plantilla o en la original, asegurándote de eliminarlos antes de volver a subirla. Es posible subir el mismo archivo nuevamente después de realizar las correcciones necesarias.

Una vez que la carga haya sido exitosa, podrás visualizar los objetivos desde la ficha del colaborador o desde el módulo de Objetivos.

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