Es fundamental contar con métricas y estadísticas claras para hacer seguimiento a los procesos de selección. Esto permite tener un mayor control y una visión más precisa sobre cómo se están desarrollando, facilitando la toma de decisiones. En particular, existen dos reportes clave que resultan especialmente útiles: el de tiempos y el de postulantes por proceso. Generar estos reportes es esencial para medir y optimizar los procesos internos, hacer un seguimiento efectivo de los KPIs y objetivos, y aumentar la eficiencia del área de selección.
Estadísticas dentro del proceso de selección
Al ingresar a la sección de procesos, en la pestaña de Estadísticas, se pueden visualizar diversas métricas generales, las cuales pueden filtrarse o ajustarse según ciertas condiciones. Entre las métricas iniciales disponibles se encuentran:
- Cantidad de procesos: Promedio de candidatos por proceso.
- Duración de los procesos: Promedio de duración de los procesos finalizados.
- Postulantes internos: Porcentaje promedio de candidatos internos por proceso.
También es posible generar reportes de todos los procesos, ya sea a través de un reporte clásico con campos predeterminados o mediante exportadores personalizados, que ofrecen mayor flexibilidad.
Además, se presentan cuatro gráficos con información general sobre los procesos:
- Promedio de postulantes calificados: Muestra, en un gráfico de barras mensual, cuántos postulantes avanzaron más allá de la etapa inicial.
- Procesos cerrados vs abiertos: Compara mensualmente la cantidad de procesos abiertos frente a los cerrados.
- Postulantes por fuente de reclutamiento: Detalla, mediante un gráfico de barras, el origen de los postulantes, indicando si provienen de bolsas de trabajo, ingreso manual, importador de CV, canales externos o el portal de empleos de Buk.
- Tiempo de contratación: Presenta un gráfico (de barras o lineal) sobre el tiempo promedio desde la apertura del proceso hasta la contratación.
Generación de Reportes
Para generar reportes, se puede optar por la opción de “Reporte clásico”, haciendo clic en ese botón y luego en “Descargar reporte”. Esto abrirá una ventana de carga, cuyo tiempo de espera dependerá del volumen de procesos registrados. El archivo Excel tiene dos hojas, con información sobre el tiempo y postulantes de los procesos de selección.
También se puede optar por crear un reporte personalizado. Para ello, se debe hacer clic en “Exportadores Personalizados” y luego en “Crear Exportador Personalizado”. Esta acción redirige automáticamente a la sección Importadores > Exportadores > Personalizados. Esta acción genera dos plantillas específicas: una para “Tiempo por proceso” y otra para “Postulantes por proceso”. Estos reportes pueden descargarse luego de definir rangos de fechas, se pueden programar envíos periódicos al correo del usuario que los configura, compartirlos con otros colaboradores, editar sus parámetros base o eliminarlos, todo a través de los botones ubicados al costado derecho de cada reporte.
Reporte de procesos de selección generados automáticamente
Al ingresar a editar uno de los reportes generados, se puede visualizar una vista previa con los parámetros definidos para ese informe. En el costado derecho de la pantalla es posible revisar los parámetros configurados y realizar ajustes, agrupaciones o filtros según sea necesario. Además, en la parte inferior derecha, se encuentra la opción para descargar el reporte, seleccionando previamente el periodo de fechas correspondiente. También es posible guardar el reporte con los parámetros definidos, lo que facilita futuras revisiones y descargas.
Para modificar los parámetros del reporte, se debe hacer clic en “Editar”. Esto abrirá una ventana donde se despliega la lista completa de parámetros disponibles para los procesos de selección. Al posicionar el cursor sobre un parámetro, se muestra una breve descripción en el recuadro superior derecho. Para incluir un nuevo parámetro, simplemente haz clic sobre él; este se añadirá a la lista del costado derecho. Desde ahí, puedes reorganizar o eliminar los parámetros seleccionados según tus necesidades. Una vez finalizada la selección, haz clic en “Continuar” para guardar los cambios. Luego, al descargar el archivo Excel, este tendrá todos los campos mencionados en el orden establecido.
Exportadores Personalizados desde cero
Además de los dos reportes que se generan automáticamente desde la pestaña de Estadísticas, es posible crear manualmente reportes con parámetros flexibles desde la ruta Importadores > Exportadores > Personalizados, haciendo clic en “Crear Reporte”. Esto abrirá una ventana inicial donde se debe seleccionar la opción “Desarrollo Organizacional” y luego “Procesos de selección”.
En la nueva vista, al hacer clic en “Seleccionar datos”, se abrirá una ventana con todos los parámetros disponibles, agrupados por procesos de selección, etapas del proceso, postulaciones, entre otros. De forma similar a los exportadores ya descritos, se pueden elegir los parámetros deseados, que irán apareciendo en el listado de la derecha. Una vez finalizada la selección, se debe hacer clic en “Continuar”.
Con los parámetros ya definidos, se visualizará una tabla en formato de vista previa. Desde esta vista se pueden agrupar los datos y aplicar filtros adicionales desde el costado derecho.
Este reporte puede guardarse como una plantilla para futuras consultas. Para ello, simplemente haz clic en “Guardar” y asigna un nombre a la plantilla.
Los reportes quedarán disponibles en la pestaña “Mis Reportes” y podrán descargarse seleccionando el rango de fechas correspondiente o incluso programar su envío de forma periódica por correo electrónico. Todos los archivos descargados se almacenan en la pestaña “Historial”.
Para más detalles sobre cómo usar los exportadores personalizados, puedes revisar el artículo específico sobre esta funcionalidad.
Palabras Claves:
Reportería, procesos de selección, métricas, exportadores personalizados, estadísticas
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