En Buk puedes gestionar las denuncias recibidas a través del Canal de Denuncias, revisar su información, comunicarte con el denunciante (cuando corresponda), actualizar su estado y descargar reportes para realizar el seguimiento de los casos.
¿Cómo revisar una denuncia?
Cuando se registre una nueva denuncia, los administradores y los usuarios con un perfil personalizado que incluya permisos de lectura o modificación para el Canal de Denuncias recibirán una notificación por correo electrónico con un enlace directo para revisar el caso.
⚠️ Importante: La notificación que informa sobre una nueva denuncia es predeterminada y su contenido no puede modificarse.
Si deseas gestionar las notificaciones del módulo, puedes hacerlo desde la Central de notificaciones. En la pestaña "Configuración" podrás habilitar o deshabilitar las notificaciones disponibles para cada módulo según las necesidades de tu organización.
También puedes ingresar desde el panel lateral izquierdo seleccionando Desarrollo organizacional > Canal de Denuncias > Denuncias.
En la vista principal encontrarás dos pestañas:
- Activas: muestra las denuncias que se encuentran en estado "Nueva" o "En curso".
- Historial: reúne las denuncias que ya fueron gestionadas y cuyo estado es "Descartada" o "Finalizada".
En ambas pestañas, desde la columna "Acciones", puedes hacer clic en "Mostrar" para revisar el detalle de la denuncia. Desde esa vista también podrás actualizar su estado si necesitas continuar con la gestión o registrar un nuevo avance del caso.
En la columna "Acciones", haz clic en "Mostrar" para acceder al detalle de la denuncia.
Dentro de la denuncia encontrarás dos pestañas:
- Detalle: permite revisar toda la información ingresada por el denunciante en el formulario, incluyendo los antecedentes y los archivos adjuntos, si existen.
- Actividad: permite mantener la comunicación con el denunciante, responder sus consultas y adjuntar archivos cuando sea necesario.
En la esquina superior derecha encontrarás la opción "Cambiar estado", desde donde podrás actualizar el estado de la denuncia según el avance de la gestión.
Al volver a la vista principal, en la pestaña "Activas", puedes descargar el listado de denuncias que se muestra en pantalla haciendo clic en el ícono "Descargar".
Pestaña de Configuración
En esta sección puedes editar, activar o desactivar los distintos tipos de formularios que pueden utilizar los colaboradores.
Además, encontrarás la URL del formulario de denuncias, la cual permite acceder al formulario que los colaboradores completan para realizar una denuncia.
Crear nuevo tipo de formulario
Puedes crear nuevos tipos de denuncias y definir qué información será obligatoria para quienes completen el formulario. Puedes configurar como obligatorios los siguientes datos:
- Nombre y apellido.
- Correo electrónico.
- Número de identificación.
En la última columna encontrarás tres acciones disponibles para cada tipo de formulario: editar, desactivar y eliminar.
- Editar: permite modificar la configuración del formulario, como los datos obligatorios que se solicitarán a quienes realicen una denuncia.
- Desactivar: impide que el formulario siga estando disponible para nuevas denuncias.
- Eliminar: elimina el tipo de formulario de forma permanente.
Importante: si un tipo de formulario ya fue utilizado para registrar al menos una denuncia, no podrá eliminarse. Solo es posible eliminar formularios que nunca hayan sido utilizados.
Asimismo, las denuncias registradas en la plataforma no pueden eliminarse.
Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención.
Chat | Teléfono | Correo.
¡Felices te ayudamos!
