Si necesitas automatizar la generación de contratos, anexos u otros documentos con información personalizada de tus colaboradores, puedes crear plantillas directamente en Buk.
📝 Pasos detallados
En la plataforma web:
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Accede al menú Administrativo.
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Ingresa al módulo Documentos y Firma.
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Haz clic en la pestaña Plantillas.
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Selecciona Crear plantilla (o edita una existente).
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Completa los siguientes campos:
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Nombre: Nombre que tendrá la plantilla.
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Tipo: Contrato / Anexo / Certificado / Carta de aviso.
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Formato: Elige entre PDF o DOCX.
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Carpeta: Carpeta digital en la cual quedará guardado el documento una vez generado en base a esta plantilla. De no seleccionar nada, este documento quedará disponibilidad en la carpeta raíz del colaborador.
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Al comenzar a escribir, verás un listado con las carpetas ya existentes.
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Podrás saber si estás usando una carpeta existente o creando una nueva.
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También verás cuántos colaboradores tiene cada carpeta para ayudarte a elegir.
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Define las opciones de firma:
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¿Firma el colaborador?
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¿Firma alguien de la empresa? (Ej.: supervisor, representante legal, otro usuario).
- Recuerda que máximo puedes tener 3 firmantes por documento.
- ¿Requiere revisor?
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Personaliza el nombre del archivo generado usando variables si lo deseas.
- Considera que por temas de validación de sistema no se pueden generar más de un documento con exactamente el mismo nombre, por lo que te recomendamos agregar la marca temporal de fecha y hora para evitar errores futuros en el proceso de generación de documentos.
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Limita el acceso a la plantilla por empresa o juego de datos, si aplica.
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Rellena el documento según tus necesidades.
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Recuerda que puedes darle distintos formatos al texto según varas requiriendo.
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Usa el botón Variables para insertar campos personalizados en el documento, los cuales van a mandar a llamar datos de distintas partes de la plataforma.
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Haz clic en Vista previa para revisar cómo se verá el documento.
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Finalmente, selecciona Guardar.
⚠️ Consideraciones importantes
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Solo podrás ver las carpetas creadas en la carpeta raíz (no subcarpetas) al minuto de seleccionar la futura carpeta contenedora del documento emitido.
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La funcionalidad de carpetas disponibles solo está activa al crear o editar una plantilla.
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El uso de plantillas requiere que esté activo el módulo de Firma Electrónica y Gestión Documental.
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Debes tener el permiso habilitado para “Configurar Plantillas”.
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Las variables deben insertarse correctamente para que se reemplacen en los documentos generados.
✅ Resultado esperado
Tendrás una plantilla personalizada, lista para generar documentos masivos o individuales con firma electrónica. Además, evitarás crear carpetas duplicadas gracias a la nueva visualización de carpetas disponibles, mejorando la organización desde el primer paso.
🚀 Recuerda, si necesitas ayuda puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención.