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Las automatizaciones permiten que tus solicitudes (workflows) se inicien de forma automática en respuesta a ciertos eventos dentro de la plataforma, eliminando la necesidad de intervención manual.
Antes de comenzar con la configuración, es importante entender qué es un evento y qué es una acción dentro de esta funcionalidad:
Un evento es una situación que ocurre en la plataforma y que puede gatillar automáticamente el inicio de una solicitud flexible (por ejemplo, la creación de un nuevo colaborador).
Eventos disponibles actualmente:
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Cuando se crea un Colaborador. Se gatilla al finalizar el proceso de alta.
- Cuando se da de baja un Colaborador: Se gatilla al finalizar el proceso de baja.
- Cuando se modifica el trabajo de un Colaborador. Se gatilla al finalizar un movimiento de trabajo.
Todos estos eventos funcionan por formulario, API, importadores masivos y otros workflows.
Por otro lado, una acción es lo que se ejecuta automáticamente cuando ocurre el evento (por ejemplo, generar una tarea pendiente o un documento).
Acciones disponibles actualmente:
- Generar Tarea Pendiente. Crea y asigna una tarea pendiente configurable a un colaborador. Requiere módulo de Tareas Pendientes encendido. Puedes revisar el artículo Módulo de Tareas Pendientes para mas detalle.
- Asignar documento a un colaborador. Por ejemplo, asignar un contrato o anexo. Requiere módulo de Firma Digital y Gestión Documental.
- Agregar participante a Encuesta Libre. Agrega a un participante a una encuesta libre que ya se encuentre iniciada. Requiere el módulo de Encuestas.
Próximamente:
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Asignar activos a un colaborador (requiere módulo Gestión de Activos)
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Asignar cursos a un colaborador (requiere módulo de Capacitaciones)
- y más
A continuación, te guiamos paso a paso para configurar una plantilla para una automatización
¿Qué necesitas antes?
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Tener permiso de Modificación en el módulo Solicitudes. Puedes revisarlo desde Administración (⚙️) > Usuarios y perfiles.
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Contar con el módulo de Workflow activado en tu plataforma.
Pasos para configurar una plantilla de automatización
1. Accede a la configuración de una plantilla
Dirígete a Administrativo > Colaboradores > Solicitudes en el menú principal y selecciona la opción de Configuración.
2. Crea o edita una plantilla de tipo flexible
Selecciona "crear plantilla" o el nombre de la plantilla flexible que desees modificar:Si elegiste crear plantilla, escribe su nombre y selecciona tipo: Flexible:
3. En la configuración de la plantilla, selecciona inicio por "Evento de la plataforma" y elige el evento que dará inicio a esta solicitud
4. (Opcional) Define las reglas para filtrar cuando se iniciará la solicitud. Solo se iniciaran solicitudes cuando se cumplan estas reglas.
Puedes filtrar por los atributos del colaborador o de su trabajo.
Nota*: El evento "Cuando se modifica el trabajo de un Colaborador" aun no permite identificar que atributo cambio.
5. Configura la acción que gatilla este evento
En la etapa final del flujo, podrás definir la acción que se ejecutará automáticamente cuando ocurra el evento:
Haz clic en "Añadir acción" y completa los campos requeridos.
5. Completa la configuración y guarda
ℹ️ Consideraciones importantes
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No podrás configurar formularios en la etapa que inicia por evento.
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Tampoco podrás configurar eventos intermedios que controlen el paso entre etapas.
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Sí podrás configurar notificaciones, para mantener informados a los responsables en cada etapa.
- Una plantilla solo permite configurar una acción. Si necesitas que el mismo evento gatille distintas acciones, puedes duplicar la plantilla y cambiar la acción en esta plantilla duplicada.
Cuando termines, haz clic en Guardar.
¿Cómo identificar plantillas automáticas?
Puedes ver todas tus plantillas de solicitudes desde la vista de configuración de plantillas. Para identificar fácilmente cuáles están configuradas para iniciar automáticamente, puedes revisar las columnas "Inicio" y "Acción". Recuerda activarlas si las tienes ocultas.
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En esta vista, en la columna "Inicio" verás si el workflow comienza con "Formulario" (inicio manual) o con el nombre del evento, como "Cuando se cree un nuevo Colaborador".
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En la columna Acción, se indicará qué acción se gatillará automáticamente.
En la vista de solicitudes, en la columna Solicitante verás un "Automatización" cuando la solicitud es de ese tipo. Recuerda que también puedes habilitar esta columna si es que está oculta.