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Ahora puedes automatizar tus flujos en la plataforma para que se inicien sin intervención manual cuando ocurren ciertos eventos. En esta primera versión, el evento disponible es la creación de un nuevo colaborador.
Antes de comenzar con la configuración, es importante entender qué es un evento y qué es una acción dentro de esta funcionalidad:
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Un evento es una situación que ocurre en la plataforma y que puede gatillar automáticamente el inicio de una solicitud flexible (por ejemplo, la creación de un nuevo colaborador).
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Una acción es el proceso que se ejecuta automáticamente una vez iniciada la solicitud (por ejemplo, generar una tarea pendiente o un documento).
A continuación, te mostramos los eventos y acciones disponibles actualmente, y luego te guiamos paso a paso para configurar tu workflow automático.
¿Qué necesitas antes?
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Tener permiso de Modificación en el módulo Solicitudes.
Puedes revisarlo desde Administración (⚙️) > Usuarios y perfiles. -
Contar con el módulo de Workflow activado en tu plataforma.
Eventos disponibles
Los eventos son situaciones que ocurren en la plataforma y que pueden gatillar automáticamente el inicio de una solicitud flexible.
Evento disponible actualmente:
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✅ Cuando se cree un nuevo Colaborador
Se gatilla al finalizar el proceso de alta (manual o vía flujo de alta).
Acciones disponibles
Las acciones son procesos automáticos que se ejecutan como parte de la solicitud una vez iniciada por un evento.
Acción disponible actualmente:
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✅ Generar Tarea Pendiente
Crea automáticamente una tarea asignada al colaborador que se acaba de dar de alta.
Pasos para configurar un Workflow automático
1. Accede a la configuración de un workflow
Dirígete a Administrativo > Colaboradores > Solicitudes en el menú principal y selecciona la opción de Configuración.
2. Crea o edita una plantilla de tipo flexible
La automatización solo está disponible para solicitudes de tipo flexible:
3. En la configuración de la plantilla, elige el inicio por evento
Selecciona la opción "Evento de la plataforma" como método de inicio de la solicitud.
4. Selecciona el evento que dará inicio a esta solicitud
Elige "Cuando se cree un nuevo Colaborador".
Por ahora, este es el único evento disponible para iniciar automáticamente una solicitud.
5. Configura las acciones que gatilla este evento
En la etapa final del flujo, podrás definir qué acciones se ejecutarán automáticamente cuando se dispare el evento:
Haz clic en "Añadir acción" y completa los campos requeridos:
Actualmente solo se encuentra disponible la acción "Generar Tarea Pendiente".
ℹ️ Consideraciones importantes
Al tratarse de un flujo que transcurre de forma automática:
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No podrás configurar formularios en la etapa que inicia por evento, ya que no hay un solicitante que complete la información.
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Tampoco podrás configurar eventos intermedios que controlen el paso entre etapas, ya que todas se aprueban automáticamente al momento de activarse el flujo.
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Sí podrás configurar notificaciones, para mantener informados a los responsables en cada etapa.
6. Completa la configuración y guarda
📌 Importante: La etapa que se inicia automáticamente por evento no admite la configuración de formularios, ya que no hay un solicitante que los complete. Si necesitas capturar información, deberás agregar una etapa posterior con formulario editable.
Además, aunque agregues etapas al flujo, éstas se aprobarán automáticamente en el momento en que se gatilla la solicitud.
Cuando termines, haz clic en Guardar.
💡 Este flujo se activará automáticamente cada vez que se cree un nuevo colaborador, generando las solicitudes y notificaciones correspondientes.
¿Cómo identificar plantillas automáticas?
Puedes ver todas tus plantillas de solicitudes desde la vista de configuración. Para identificar fácilmente cuáles están configuradas para iniciar automáticamente, puedes revisar las columnas "Inicio" y "Acción".
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En la columna Inicio verás si el workflow comienza con un Formulario (inicio manual) o con un evento, como "Cuando se cree un nuevo Colaborador". Adicionalmente, en la columna "Solicitante" verás un "Automatización" cuando la solicitud es de ese tipo.
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En la columna Acción, se indicará qué acción se gatillará automáticamente.
- En la vista de tus solicitudes, las podrás identificar mediante la columna "Solicitante", ya que dirán "Automatización".
¿Qué ocurre al configurar esta automatización?
Una vez configurado, cada vez que el evento seleccionado se ejecute, se gatillará automáticamente esta solicitud flexible, generando la acción configurada y notificando a los responsables de cada etapa.
¿Cómo se visualizan estas solicitudes?
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En la vista de solicitudes, la columna "Solicitante" aparecerá vacía, ya que no hay una persona que la haya iniciado manualmente.
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En el PDF exportable de la solicitud, también no aparecerá ningún solicitante registrado.
¿Para qué sirve?
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Automatizar tareas, asegurar que no se olviden pasos clave, y ahorrar tiempo y reducir errores manuales.
Excepciones ⚠️
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Colaboradores creados mediante el importador masivo no gatillarán workflows automáticos.
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Esta funcionalidad solo está disponible para solicitudes flexibles y eventos específicos de la plataforma (por ahora, solo el alta de colaboradores).
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Las etapas agregadas al flujo se aprueban automáticamente; no requieren intervención humana, a menos que configures una etapa posterior con acciones manuales.
Palabras Claves: Workflow, Configuración de procesos, Solicitudes, Dependencias, automático, onboarding, alta, flexible