Objetivo:
El objetivo de este artículo es guiar a los usuarios a través del proceso de activación e integración de la funcionalidad de agendar entrevistas con postulantes en el calendario de Outlook. Proporciona instrucciones sobre cómo habilitar la configuración necesaria en los parámetros generales, cómo acceder a la ficha del postulante y crear una nueva entrevista, así como los pasos para completar los campos requeridos y enviar la cita a los calendarios de los participantes. Además, el artículo aborda posibles limitaciones y ofrece orientación sobre cómo solicitar la habilitación necesaria a través del administrador de la cuenta Microsoft 365.
Alcance / Limitaciones:
El artículo está dirigido a administradores de la plataforma o usuarios con perfiles personalizados que tengan permisos de edición en el módulo de Selección.
Proceso en Plataforma:
Primero, para poder agendar entrevistas con los postulantes en tu calendario de Outlook debes tener activada la configuración "Habilitar citas de entrevistas en calendarios externos". Para esto debes ir a "Parámetros Generales" y habilitar el calendario Outlook.
Una vez activada la integración, dirígete a la ficha del postulante. Puedes acceder a ella desde la vista de etapas de un proceso de selección. Para hacerlo, selecciona primero el proceso y luego al postulante. También tienes la opción de acceder a través del listado de postulantes en la sección de Selección, Postulantes.
Se desplegará la ficha del postulante, debes ir a la pestaña "Entrevistas" y hacer clic en "Nueva entrevista"
Debes completar los siguientes campos:
- Nombre de la cita: Es el título que tendrá la reunión en el calendario de Outlook.
- Entrevistadores: Selecciona a los colaboradores que participarán en la entrevista.
- Fecha: Escoge la fecha de la entrevista.
- Hora de inicio y término: Selecciona el horario de la reunión.
- Lugar: Opcionalmente, puedes especificar el lugar de la reunión.
- Nota: Puedes incluir información adicional sobre la entrevista, la cual será compartida con los postulantes y entrevistadores.
También tienes la opción de notificar por correo a los participantes de la entrevista.
Asegúrate de seleccionar la opción "Crear cita en Outlook Calendar" para que la cita se envíe automáticamente a los calendarios del postulante y de los entrevistadores seleccionados.
Luego, debes ingresar tus credenciales de cuenta Microsoft para sincronizar el Outlook Calendar.
Una vez iniciada la sesión con tu cuenta Microsoft, se creará la cita en el calendario de los participantes y recibirán una notificación desde la integración para confirmar su asistencia.
En la tabla de entrevistas que se muestra en la pestaña, se mostrará el link directo a la cita.
En caso que tu organización no permita el agendamiento a través de aplicaciones externas, deberás solicitar al administrador de la cuenta Microsoft 365 que lo habilite de la siguiente manera:
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas
- Módulos: Selección
Palabras Claves: Selección, entrevista, reunión, videollamada, reclutamiento, postulantes, Outlook, Outlook Calendar
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